Plantilla de registro de jornada laboral gratis
en Excel y PDF (2026)

Qué datos debe incluir el registro de jornada

Un registro válido tiene que permitir reconstruir la jornada real de cada persona, día a día. Como mínimo debe recoger:

• Identificación del trabajador y de la empresa (nombre y, habitualmente, DNI).
• Fecha de cada jornada registrada.
• Hora de entrada y hora de salida efectivas.
• Pausas y descansos que no computan como tiempo de trabajo (por ejemplo, la comida).
• Horas extraordinarias, si las hay, separadas de la jornada ordinaria.
• Total de horas del día y del mes.

La plantilla trae un espacio para cada uno de estos datos, tanto en el Excel como en el PDF.

Cómo rellenar el registro de jornada paso a paso

Tanto si usas la plantilla en papel como en Excel, el procedimiento correcto es el mismo:

1. Descarga el Excel o el PDF con los botones de arriba.
2. Cumplimenta la cabecera con los datos de la empresa, el nombre y DNI del trabajador y el mes al que corresponde el registro.
3. Anota cada día la hora real de entrada en el momento en que empieza la jornada, no a posteriori.
4. Registra las pausas (inicio y fin) para que quede claro qué tiempo es efectivo y qué tiempo no computa.
5. Apunta la hora de salida al terminar y anota aparte las horas extraordinarias, si las hay.
6. Anota el total de horas del día. En el Excel, el total del mes (y el de horas extraordinarias) se suma solo.
7. Al cierre del mes, haz firmar la hoja al trabajador y guarda una copia: la empresa debe conservar el registro 4 años.

Errores frecuentes al rellenar el registro

• Rellenarlo todo de golpe a final de mes. Resta fiabilidad: un registro creíble se cumplimenta a diario.
• Repetir el mismo horario clavado todos los días. Las jornadas idénticas al minuto durante meses levantan sospechas en una inspección.
• No registrar las pausas. Sin ellas no se puede distinguir el tiempo efectivo del que no computa.
• Olvidar el teletrabajo o a los empleados desplazados. La obligación es igual fichen donde fichen.
• No conservar el histórico. Hay que guardarlo cuatro años y tenerlo a mano si lo pide la Inspección.

¿Es legal llevar el registro en papel o en Excel?

Sí, hoy sigue siendo legal. Desde el 12 de mayo de 2019, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (introducido por el Real Decreto-ley 8/2019) obliga a registrar cada día la hora de inicio y de finalización de la jornada de todas las personas trabajadoras por cuenta ajena, sin mínimo de plantilla. La ley no impone un formato: vale el papel, una hoja de cálculo o un sistema digital, siempre que el registro sea objetivo, fiable y accesible —como exigió el Tribunal de Justicia de la Unión Europea en su sentencia de 14 de mayo de 2019 (asunto C-55/18)— y se conserve cuatro años a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo.

Lo que no vale es un registro reconstruido «de memoria» a final de mes, ni un soporte que se pueda modificar sin dejar rastro: no cumple la exigencia de registro diario. No llevar el registro es una infracción grave (art. 7.5 de la LISOS), sancionada con multa de 751 a 7.500 euros según su graduación (art. 40.1.b). La sanción es por empresa, no por trabajador: el número de personas afectadas influye en la graduación, pero la multa no se multiplica automáticamente por cada trabajador. Si quieres el detalle, lo contamos en nuestra guía sobre las sanciones por no registrar la jornada.

Fuentes oficiales: Estatuto de los Trabajadores, art. 34.9 (BOE) · Real Decreto-ley 8/2019 (BOE) · LISOS, arts. 7.5 y 40.1.b (BOE).

Cuándo la plantilla se queda corta

Una plantilla es perfecta para uno o pocos empleados en un mismo centro de trabajo. Pero un Excel se puede editar sin dejar rastro —lo que le resta valor como prueba— y no llega a quien trabaja fuera: comerciales en ruta, técnicos, obra, reparto o asistencia domiciliaria. Cuando el equipo crece o se mueve, un software de control horario evita los errores manuales y deja el registro siempre disponible.