Sanciones por no llevar registro horario: cuánto te puede costar una inspección de trabajo

Imagina esta escena: un martes por la mañana, dos inspectores de trabajo aparecen en tu oficina sin haber avisado. Piden ver el registro horario de los últimos cuatro años. Tienes una hoja de Excel a medias, algunas firmas en papel y muchos huecos. Treinta días después, te llega una propuesta de sanción de 45.000 euros. Y no, no es ciencia ficción: es exactamente lo que está pasando a cientos de pymes españolas desde que entró en vigor el RDL 8/2019.

En este artículo vamos a desgranar, sin alarmismos pero con datos oficiales, cuánto cuesta realmente no llevar bien el control horario en España, qué inspecciona la Inspección de Trabajo, y por qué el coste de un sistema profesional como FicharConMovil (6 € por empleado y mes) resulta absolutamente ridículo comparado con lo que arriesgas.

Qué dice la ley: el RDL 8/2019 y la LISOS

Desde mayo de 2019, todas las empresas españolas están obligadas a llevar un registro diario de la jornada de cada trabajador, con hora de entrada y salida. Esa obligación se recoge en el Real Decreto-ley 8/2019, y su incumplimiento se sanciona a través de la Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social (LISOS).

La LISOS clasifica las infracciones en leves, graves y muy graves. En materia de registro horario, prácticamente todos los incumplimientos entran en las dos categorías más severas. Y aquí viene el detalle clave que muchos empresarios desconocen: las sanciones se aplican por trabajador afectado, no por empresa.

Qué inspecciona exactamente la Inspección de Trabajo

Cuando un inspector se persona en tu empresa, no se conforma con que le enseñes «algo». Va a comprobar, punto por punto:

• Que existe un sistema de registro horario operativo y vigente.
• Que el sistema recoge entradas y salidas de cada trabajador, todos los días.
• Que los registros no son manipulables a posteriori (los Excel firmados a final de mes son una bandera roja inmediata).
• Que se conservan durante al menos cuatro años.
• Que están a disposición de los trabajadores, sus representantes legales y la propia Inspección.
• Que reflejan la jornada real, no la jornada teórica del contrato.

Y muy importante: la Inspección de Trabajo puede visitar tu empresa sin previo aviso. No tienes 48 horas para «ponerte al día». Lo que tengas en ese momento es lo que se va a juzgar.

Tabla de sanciones: cuánto cuesta cada infracción

Infracciones GRAVES (Art. 7 LISOS): de 2.001 € a 5.000 € por trabajador

• No disponer de un sistema de registro horario.
• Tener registros manipulables o que no garantizan la fiabilidad de los datos.
• Impedir o dificultar el acceso de la Inspección a los registros.
• No conservar los registros durante los cuatro años obligatorios.
• No facilitar copia al trabajador o a sus representantes cuando la solicitan.

Infracciones MUY GRAVES (Art. 8 LISOS): de 5.001 € a 10.000 € por trabajador

• Falsificación deliberada de los registros horarios.
• Destrucción intencionada de evidencias.
• Reincidencia en infracciones graves.
• Obstrucción activa a la labor inspectora.
• Encubrimiento sistemático de horas extraordinarias no remuneradas.

Y aquí va un dato que conviene subrayar en rojo: los expedientes sancionadores de la Inspección de Trabajo son automáticamente ejecutivos. Esto significa que, aunque recurras la sanción, la obligación de pago no se suspende. Tienes que pagar primero y reclamar después.

Cómo calcular el riesgo real para tu empresa

La gente suele pensar en cifras absolutas: «una multa de 5.000 €». Error. Vamos a ver qué pasa de verdad cuando la sanción se multiplica por cada trabajador de tu plantilla.

Ejemplo 1: pyme con 5 empleados

Sanción grave en grado mínimo (2.001 €) x 5 trabajadores = 10.005 €. En grado máximo (5.000 €) x 5 = 25.000 €.

Ejemplo 2: pyme con 10 empleados

Sanción grave en grado mínimo: 20.010 €. En grado máximo: 50.000 €. Si la infracción se considera muy grave, hablamos de hasta 100.000 €.

Ejemplo 3: pyme con 15 empleados

Si tienes 15 empleados y recibes una sanción grave en grado medio (3.500 € por trabajador), te enfrentas a 52.500 €. Y si la Inspección detecta que el incumplimiento es continuado o que hay manipulación, esa cifra puede subir hasta 150.000 € en muy graves.

El trabajador también puede reclamar

Mucha gente olvida este frente. El registro horario no solo lo exige la Inspección: el propio trabajador puede reclamarlo en un juicio laboral. Si te demanda por horas extra impagadas y no puedes acreditar la jornada real con un sistema fiable, la jurisprudencia es clara: el juez tiende a dar por buenas las horas que reclama el trabajador. Y eso, sumado a la sanción administrativa, multiplica el agujero.

Y en 2026, la situación se endurece

Con la entrada en vigor del fichaje digital obligatorio en 2026, los sistemas en papel y los Excel dejan de ser aceptables incluso como «mal menor». Cualquier empresa que siga registrando jornadas en hoja firmada o en una hoja de cálculo manipulable se considera, por defecto, en infracción grave.

Qué necesita tu empresa para estar cubierta

1. Registro digital, no manipulable, con sello temporal verificable.
2. Conservación automática durante 4 años sin riesgo de pérdida.
3. Acceso para el trabajador a sus propios registros en cualquier momento.
4. Exportación inmediata en caso de inspección.
5. Control de geolocalización o método verificable si hay trabajo en movilidad o teletrabajo.

El cálculo que cualquier empresario debería hacer

FicharConMovil cuesta 6 € por empleado y mes. Para una pyme con 15 trabajadores, eso son 1.080 € al año. Compara esa cifra con los 52.500 € a 150.000 € de una sanción real. La pregunta no es si puedes permitirte FicharConMovil. La pregunta es si puedes permitirte no tenerlo.

FicharConMovil es 100% web, no requiere instalar nada, funciona en PC, Mac, Android e iPhone, integra fichajes por Telegram y WhatsApp con IA, y cumple íntegramente el RDL 8/2019. Los registros son inalterables, se conservan automáticamente y se exportan en un clic ante cualquier inspección.

Una inspección de trabajo no avisa. Pero tú sí tienes margen para anticiparte hoy. Empieza ahora con FicharConMovil y deja de jugártela por 6 € al mes.