Fichaje para tecnicos de PRL e inspectores: como registrar visitas a centros de cliente

Adela es técnica superior de PRL en un Servicio de Prevención Ajeno con sede en Elche. Tiene asignada una cartera de 38 clientes repartidos por la provincia de Alicante: una metalúrgica en Aspe, un supermercado en Torrevieja, dos talleres mecánicos en Crevillent, un coworking en el centro de Alicante y una decena de pymes industriales más en Elda, Petrer y Sant Joan d’Alacant. Un martes cualquiera arranca a las 7:50 desde su casa, pasa por la metalúrgica para una evaluación de riesgos por exposición a ruido, come por el camino, sube al taller a actualizar el plan de emergencias, vuelve al SPA a las 16:30 para subir informes y termina en una formación de PRL a las 18:00 en otra empresa. ¿Cuántas horas trabajó hoy? ¿Cuánto le factura a cada cliente? ¿Y si la Inspección de Trabajo le pide el registro de jornada en julio?

El fichaje para técnicos de PRL es uno de los casos más exigentes del sector servicios: cada cliente equivale a un centro de trabajo distinto, hay que certificar horas para acreditar el cumplimiento del concierto con el SPA, los desplazamientos cuentan como tiempo de trabajo, y la propia normativa de prevención obliga a documentar cada visita. Mezclar todo eso en una hoja Excel los viernes por la tarde es, literalmente, lo opuesto a lo que predican estos profesionales en sus auditorías a otras empresas.

En este artículo explicamos qué dice la ley sobre la jornada de los técnicos de prevención, por qué los sistemas tradicionales fallan en un SPA externo, qué debe capturar un fichaje útil cuando cada visita es un cliente, y cómo FicharConMovil, de Softnet Sistemas SL en Alicante, resuelve el control horario y la certificación de horas con app web, fichaje por WhatsApp y exportable por cliente.

Qué dice la ley sobre la jornada de un técnico de PRL

El técnico de PRL por cuenta ajena tiene que fichar igual que cualquier otro trabajador asalariado, y además su actividad genera un segundo registro propio derivado de la normativa de prevención. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, en vigor desde el 12 de mayo de 2019, obliga a registrar diariamente la jornada de cada empleado con hora de inicio y fin, conservar el registro durante cuatro años y ponerlo a disposición del trabajador, la representación legal y la Inspección de Trabajo.

A esto se le suman varias capas específicas del sector que conviene tener claras:

• Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales: los artículos 16 y 23 obligan al empresario a planificar la actividad preventiva y a conservar documentación sobre la evaluación de riesgos, la planificación de la actividad preventiva, los controles del estado de salud de los trabajadores y la relación de accidentes y enfermedades profesionales con baja superior a un día. En un SPA externo, esa documentación se nutre directamente de las visitas del técnico al cliente.
• RD 39/1997, Reglamento de los Servicios de Prevención: regula las modalidades organizativas (asunción por el empresario, designación de trabajadores y servicios de prevención propio, mancomunado o ajeno) y, en sus artículos 17 y siguientes, establece los requisitos y el régimen de acreditación de los Servicios de Prevención Ajenos. En su Capítulo V (artículos 29 a 33) regula además la obligación de someter el sistema de prevención de la empresa a auditoría o evaluación externa cuando no se ha concertado toda la actividad preventiva con un SPA. En ambos planos, la cantidad de horas dedicadas a cada cliente es una pieza nuclear de la trazabilidad documental.
• STJUE Tyco (asunto C-266/14, de 10 de septiembre de 2015): para trabajadores sin centro de trabajo fijo o habitual, el desplazamiento desde el domicilio al primer cliente y desde el último cliente al domicilio es tiempo de trabajo a efectos de la Directiva 2003/88/CE. Aplica directamente al técnico de PRL que arranca el día desde casa hacia una visita de evaluación de riesgos sin pasar antes por la sede del SPA.
• Descanso entre jornadas: el artículo 34.3 del Estatuto de los Trabajadores fija un mínimo de 12 horas entre el final de una jornada y el inicio de la siguiente. Para técnicos que combinan visitas vespertinas con formaciones a primera hora del día siguiente, es una franja que se incumple sin querer si nadie cruza las horas reales.
• Jornada máxima y horas extra: 40 horas semanales de promedio en cómputo anual (art. 34.1 ET) y un máximo de 80 horas extra anuales por trabajador (art. 35.2 ET).

El incumplimiento del registro horario se tipifica como infracción grave en el artículo 7.5 de la LISOS y se sanciona con multa de 751 € a 7.500 € según el artículo 40.1.b de la misma norma. Conviene matizar lo que repiten muchos artículos divulgativos: según el Criterio Técnico 101/2019 de la Inspección de Trabajo, se impone una única sanción por empresa o centro de trabajo, y el número de afectados pesa como criterio de graduación de la cuantía (art. 39 LISOS), no como multiplicador. Lo analizamos a fondo en sanciones de la Inspección de Trabajo en 2026.

Por qué los sistemas tradicionales fallan en un SPA externo

El técnico de PRL es un perfil incómodo para cualquier sistema de fichaje pensado para oficinas. La jornada se compone de muchas visitas cortas a clientes distintos, los desplazamientos pesan en el cómputo y la documentación que se genera tiene que poder atribuirse a cada uno. Cinco razones muy concretas por las que el papel, el Excel o el reloj físico fracasan en este sector:

• Cero paso por una sede fija. Muchos técnicos arrancan el día en casa, conducen 35 km hasta el primer cliente y solo aparecen por la oficina del SPA dos tardes a la semana para subir informes. Un terminal físico en la entrada del SPA captura solo el 20 % de la jornada y deja en el aire el resto.
• Cada visita es un cliente distinto. En una jornada un técnico puede pisar entre 3 y 6 centros de trabajo de clientes diferentes. Si el fichaje no permite asignar bloques horarios a cada cliente, hay que reconstruir esa atribución a posteriori cruzando agendas con informes, lo que se traduce en errores y en horas no facturadas.
• Las horas son la unidad de facturación. El concierto con un SPA suele estipular un número de horas anuales o mensuales por especialidad (seguridad, higiene, ergonomía y vigilancia de la salud). Si esas horas no se registran en el momento, al cliente le llega una factura con cifras estimadas y al SPA le aparece una desviación cuando audita.
• Acreditación y controles administrativos del SPA. Los Servicios de Prevención Ajenos están sometidos a acreditación de la autoridad laboral conforme al RD 39/1997 y a controles administrativos periódicos. Y cuando una empresa cliente tiene servicio de prevención propio, su sistema queda sujeto a auditoría o evaluación externa (cada cuatro años con carácter general, cada dos años en actividades del Anexo I del RSP). En cualquiera de los escenarios, cuando se piden horas de dedicación por cliente y por especialidad no vale el «estimo que dediqué 12 horas a esa empresa el trimestre pasado». Hace falta trazabilidad real.
• Desplazamientos largos y cambiantes. Un técnico que cubre el norte de la provincia de Alicante puede hacer 180 km en un día y otros 40 al siguiente. La STJUE Tyco obliga a contar ciertos desplazamientos como tiempo de trabajo, y un fichaje que no captura ese tramo lo deja sin pagar y sin justificar.

El resultado típico es una hoja Excel actualizada los jueves a las 20:00 mientras el técnico cena, con horas redondeadas a la media hora más cercana y atribuciones de cliente «a ojo». No cumple el 34.9 ET y no aguanta una auditoría del SPA.

Qué debe capturar un fichaje útil para un técnico de PRL

Un fichaje pensado para servicios de prevención no es complicado, pero tiene que cubrir dos capas a la vez: la laboral (jornada del trabajador) y la operativa (horas certificadas por cliente). Estos son los seis elementos mínimos:

1. Hora de inicio y fin de jornada con sello de tiempo no manipulable, fichada desde el móvil del técnico al salir de casa o al arrancar la primera visita.
2. Bloques horarios por cliente con un toque al entrar y salir de cada visita. Cada bloque queda asignado a una empresa, a una actividad (evaluación inicial, revisión periódica, formación, medición, simulacro de emergencia) y a una especialidad (seguridad, higiene, ergonomía y psicosociología).
3. Geolocalización opcional y puntual al inicio y al cierre de cada visita. No rastreo continuo: el técnico tiene derecho a su intimidad mientras conduce o come, y la AEPD ha sido muy clara con este principio. Lo desarrollamos en geofencing y fichaje por GPS sin invadir la intimidad.
4. Pausa de comida diferenciada. En jornadas partidas que cruzan la hora de comer, una pausa marcada por el propio técnico evita que ese tiempo se compute como trabajo y, sobre todo, evita que se compute como facturable a un cliente.
5. Exportación por cliente y por periodo. Al cerrar mes, el responsable del SPA tiene que poder descargar un informe por cliente con las horas dedicadas por especialidad, listo para anexar al certificado mensual o para conciliar con el ERP de facturación.
6. Compatibilidad con el móvil del técnico. Sin instalar app pesada, sin permisos invasivos, sin formación. El técnico de PRL ya carga con dosímetros, sonómetros, tablets y portátiles; el sistema de fichaje no puede ser otra capa que aprender.

Cómo FicharConMovil resuelve el control horario en un SPA externo

FicharConMovil es un sistema 100 % web que no requiere instalar app. El técnico ficha desde el navegador del móvil con dos toques, o envía un mensaje a un bot de WhatsApp o Telegram. Para un SPA externo esto se traduce en cinco decisiones de diseño que importan:

• Cero app que instalar. Cuando se incorpora un técnico nuevo, recibe un SMS con un enlace, abre el navegador y ya está fichando en menos de 60 segundos. No depende de tienda de aplicaciones, no consume datos en segundo plano, no exige permisos al teléfono profesional.
• Catálogo de clientes y actividades configurable. El SPA da de alta sus clientes una vez, asigna a cada uno la frecuencia y especialidad concertada, y a partir de ahí el técnico elige cliente y actividad al fichar entrada en cada visita. La atribución de horas a cliente queda hecha en el momento.
• Geolocalización opcional y puntual al inicio y fin de visita (no rastreo). Cumple RGPD y los criterios de la AEPD: se comunica por escrito al técnico en el contrato y se activa solo si el SPA quiere verificar que la visita se hizo realmente en el centro del cliente. Útil para acreditar visitas presenciales frente a la auditoría externa.
• Fichaje por WhatsApp o Telegram con IA: el técnico escribe «entro en metalúrgicas Aspe», «salgo», «pausa 30» en la conversación que ya tiene abierta con el coordinador y el bot interpreta y registra el fichaje con el cliente asociado. Único en España. Especialmente útil para visitas con guantes, equipos de protección o entornos con ruido en los que abrir el navegador es incómodo.
• Informe mensual por cliente exportable. Al cerrar mes, el responsable descarga un Excel o un PDF con las horas que cada técnico ha dedicado a cada cliente, desglosadas por especialidad y por actividad, listo para conciliar con el concierto firmado y con la facturación. La trazabilidad para la auditoría externa queda automática.

Comparativa: SPA externo con y sin fichaje específico

Caso real: un SPA externo con 9 técnicos en Alicante

Un Servicio de Prevención Ajeno con sede en Elche y oficina secundaria en Alicante implantó FicharConMovil en febrero de 2026. Cubría una cartera de 142 empresas cliente en la provincia con 9 técnicos —6 superiores y 3 intermedios— y un coordinador de operaciones. Antes del cambio el control horario era una hoja Excel compartida en Drive que cada técnico rellenaba los jueves; la facturación a cliente se calculaba por horas concertadas, no reales, y las desviaciones aparecían en la auditoría anual.

Resultados a los 90 días, ya con la operación rodada y con un cierre de trimestre auditado:

• Cobertura del registro de jornada: del 25 % (técnicos que rellenaban Excel) al 96 % de las jornadas con fichaje completo de entrada, salida y bloques por cliente.
• Jornada media real capturada: 8 h 22 min, frente a las 8 h 00 que figuraban en el cuadrante. La diferencia se explicaba por desplazamientos largos al norte de la provincia que ningún técnico anotaba.
• Tiempo administrativo: de 4 h semanales reconstruyendo horas a 25 min revisando incidencias en el panel.
• Coste mensual: 40 € con 10 usuarios (10 × 4 € en el tramo 6-50 empleados), sin coste de alta y con el 20 % de descuento del primer año aplicable a contratos firmados en mayo de 2026.
• Horas no facturadas recuperadas: 84 horas en el primer trimestre que antes se perdían entre desplazamientos no registrados y visitas express de menos de 30 minutos que no se anotaban.

¿Cuándo tiene sentido implantar FicharConMovil en un SPA externo?

Tiene sentido desde el primer técnico en plantilla, pero el retorno es especialmente claro si cumples al menos dos de estas condiciones:

• Eres un SPA acreditado o un SPP que presta servicios a más de un centro y necesitas cumplir el 34.9 ET.
• Tu plantilla técnica visita varios clientes al día y la atribución de horas por cliente afecta directamente a la facturación o al concierto.
• Tu organización está sometida a controles administrativos del SPA, a la auditoría externa del RD 39/1997 (cuando hay servicio de prevención propio) o a auditorías internas de calidad que piden trazabilidad de horas por cliente y por especialidad.
• Tus técnicos arrancan el día desde casa hacia el primer cliente y necesitas registrar correctamente el tiempo de desplazamiento bajo la doctrina Tyco.
• Tienes una mezcla de actividades —evaluaciones, formaciones, mediciones, vigilancia de la salud— que conviene diferenciar para reportar al cliente y para tu propia gestión.
• Quieres cerrar el mes en horas, no en días, y enviar al cliente un certificado real en lugar de uno estimado.

La implantación es inmediata: sin instalación, sin formación técnica, sin terminales que comprar. En menos de 30 minutos tienes el SPA, los clientes, las actividades y los técnicos dados de alta y fichando desde el inicio del siguiente turno. Puedes ver el detalle paso a paso en nuestra guía de configuración rápida o consultar el centro de soporte con manual en PDF y vídeo-tutorial. Si vienes de otro perfil con plantilla en movilidad, te interesará también fichaje para técnicos de mantenimiento y SAT y fichaje para comerciales en ruta: la lógica multi-cliente es muy similar.

Preguntas frecuentes sobre el fichaje en servicios de prevención

¿Es obligatorio fichar para un técnico de PRL por cuenta ajena?

Sí, sin excepción. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a todas las empresas a registrar la jornada de cada trabajador por cuenta ajena, trabaje donde trabaje. Aplica a técnicos de PRL en plantilla de un SPA externo, a técnicos de servicios de prevención propios y a personal de vigilancia de la salud. La única excepción son los autónomos puros, que llevan su propio control y emiten factura por servicio.

¿El tiempo de desplazamiento entre clientes cuenta como tiempo de trabajo?

Sí en la mayoría de casos. La sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea en el asunto Tyco (C-266/14, de 10 de septiembre de 2015) estableció que para trabajadores sin centro de trabajo fijo, el desplazamiento desde el domicilio al primer cliente y desde el último cliente al domicilio es tiempo de trabajo. Para un técnico de PRL que arranca el día desde casa hacia una visita y vuelve a casa tras la última, esa franja se computa como jornada. Los desplazamientos entre clientes en mitad del día también, salvo pausa expresa marcada por el trabajador.

¿Cómo certifico al cliente las horas dedicadas a su empresa?

Con un informe exportable por cliente y periodo. En FicharConMovil cada visita queda registrada con cliente asociado, actividad y especialidad. Al cerrar mes, el coordinador del SPA descarga un PDF o un Excel con las horas que cada técnico ha dedicado a cada cliente, desglosadas por seguridad, higiene, ergonomía y, en su caso, vigilancia de la salud. Ese documento se adjunta al certificado mensual del concierto y al expediente del cliente.

¿Sirve para preparar las auditorías y controles de calidad relacionados con el SPA?

Sí. El RD 39/1997 obliga a las empresas con servicio de prevención propio a someter su sistema preventivo a auditoría externa periódica, con carácter general cada cuatro años y cada dos años en actividades del Anexo I del Reglamento. Los Servicios de Prevención Ajenos, por su parte, están sujetos a acreditación de la autoridad laboral, a controles administrativos y, habitualmente, a auditorías internas de calidad. En cualquiera de esos escenarios se pide trazabilidad de horas por cliente y por especialidad: cuántas horas se dedicaron a la evaluación inicial de la empresa X, cuántas a las revisiones periódicas, cuántas a la formación. FicharConMovil entrega ese listado en un clic, frente a la reconstrucción manual que típicamente lleva días.

¿Se integra con plataformas de gestión de PRL como Prevex, GestSST o similares?

FicharConMovil se ocupa del fichaje y de la atribución de horas por cliente. La plataforma de PRL gestiona la documentación técnica: evaluaciones, planes de prevención, formaciones, informes. Para informes combinados (horas por cliente cruzadas con documentos entregados) se exportan los datos de FicharConMovil y se cruzan en la plataforma de PRL o en Excel. Si necesitas una integración a medida con tu gestor de PRL, Softnet Sistemas la puede desarrollar.

¿Pueden los técnicos fichar sin cobertura de datos cuando entran a una nave grande?

El fichaje web requiere conexión en el instante del clic, pero basta con cobertura mínima de 3G. En zonas sin señal el técnico puede fichar después por WhatsApp o Telegram: el mensaje se entrega al recuperar red y se registra con la hora real. Si el técnico no pudo fichar por cualquier motivo, el coordinador puede registrar manualmente la visita desde el panel dejando constancia de la incidencia.

¿Cuánto cuesta para un SPA con 10 técnicos?

40 € al mes (10 × 4 € en el tramo 6-50 empleados), sin coste de alta, sin permanencia y con 14 días gratis para probarlo. Los contratos firmados en mayo de 2026 incluyen un 20 % de descuento durante el primer año. Si el SPA tiene menos de 6 técnicos, el precio es de 5 €/empleado/mes; si supera los 50 técnicos (algo habitual en SPAs multiprovinciales), baja a 3 €/empleado/mes. Las altas y bajas se prorratean al día, así que ampliar el equipo para una campaña concreta no implica negociar nada.

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