Desde que el Real Decreto-Ley 8/2019 hiciera obligatorio el registro diario de jornada para todos los trabajadores por cuenta ajena, diversos estudios sectoriales privados estiman que en torno al 35 % de las pymes españolas siguen utilizando papel, Excel o hojas firmadas a mano. La cifra varía según el barómetro y la metodología, pero el rango habitual oscila entre el 30 % y el 40 %. En 2026 la normativa exige más: el control horario para trabajadores debe ser fiable, infalsificable y accesible para la Inspección de Trabajo. Esta guía resume qué obliga la ley vigente (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores), qué consolidó la AEPD sobre biometría con su Guía de noviembre de 2023, cuánto te cuesta hoy una sanción y por qué la reforma del régimen sancionador anunciada por el Ministerio de Trabajo cambia el cálculo de riesgo a partir de 2026.

Qué es el control horario para trabajadores (definición legal)

El control horario para trabajadores es la obligación, recogida en el art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, de registrar diariamente la jornada de cada persona trabajadora por cuenta ajena. La obligación nace con el Real Decreto-Ley 8/2019 (publicado en el BOE de 12 de marzo de 2019, BOE-A-2019-4476), que modificó el citado artículo del ET. El texto literal vigente dice:

«La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo.

Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada.

La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.»

La obligación aplica a todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena, sin excepciones por tamaño, sector o modalidad contractual. Incluye expresamente teletrabajo, desplazamientos, trabajo a tiempo parcial y plantilla en ruta. Lo que debe registrarse es la hora concreta de inicio y finalización de la jornada diaria, junto con los descansos intermedios cuando así se haya pactado en convenio o acuerdo. Los registros se conservan cuatro años —del propio art. 34.9 ET— en concordancia con el plazo de prescripción de infracciones de la LISOS.

Por qué el Excel manual ya no sirve: el registro debe ser fiable e inmodificable

La jurisprudencia del Tribunal Supremo, aplicando la doctrina del TJUE (asunto CCOO contra Deutsche Bank, C-55/18), exige que el registro horario sea objetivo, fiable e inmodificable. Un Excel editable por el trabajador o la empresa sin dejar rastro de auditoría ya no se considera válido a efectos del art. 34.9 ET.

La implicación práctica para empresas es directa: si tu sistema actual permite editar registros sin trazabilidad de cambios —quién modificó, cuándo y por qué—, no cumples. Hojas firmadas a mano y archivos .xlsx sin versionado controlado están fuera del marco legal en 2026. Esto vale tanto para inspecciones rutinarias como para procedimientos por horas extras impagadas, donde el juez exigirá pruebas que no puedan haber sido alteradas a posteriori.

Las 5 obligaciones concretas en 2026

Más allá del texto del artículo, la práctica laboral consolida cinco requisitos no negociables que tu sistema de control horario debe cumplir:

Registro diario individualizado. Empleado por empleado, día por día. No vale el registro agregado mensual ni el «fichaje por equipo».
Inalterabilidad de los datos. Sin posibilidad de edición a posteriori sin rastro de auditoría. Las correcciones legítimas (errores de fichaje, olvidos justificados) deben quedar versionadas con histórico.
Acceso para la representación legal de los trabajadores. El comité de empresa o los delegados de personal deben poder consultar los registros, no solo el propio trabajador.
Acceso para la Inspección de Trabajo. El sistema debe permitir exportar los datos en formatos estructurados (CSV, PDF, JSON). La reforma 2026 va más allá y exigirá acceso remoto, ver más abajo.
Conservación durante 4 años. Con identificación clara del trabajador, fecha, horas de inicio y fin, y huella temporal del registro.

La AEPD y la biometría: por qué la huella ya no sirve para fichar

El 23 de noviembre de 2023, la Agencia Española de Protección de Datos publicó la Guía sobre tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos, que asume las directrices del Comité Europeo de Protección de Datos (CEPD 05/2022) y cierra el debate sobre el uso de huella dactilar y reconocimiento facial para fichar.

El criterio consolidado es el siguiente:

Los datos biométricos son categoría especial del art. 9 RGPD, incluso en autenticación 1:1 —es decir, aunque la huella se almacene en la propia tarjeta del trabajador y no en la nube—. Esta interpretación viene directamente del CEPD 05/2022 que asume la AEPD.
Su tratamiento exige levantar la prohibición del art. 9.2 RGPD: hace falta consentimiento explícito o ley específica que lo autorice.
En el ámbito laboral, el consentimiento del trabajador no es válido por el desequilibrio de poder entre empresario y empleado. Una persona en relación laboral no puede consentir libremente cuando depende económicamente de quien le pide el consentimiento.
En España no existe ley específica que autorice el uso de biometría para control horario.
Como existen alternativas menos intrusivas —tarjeta, PIN, código por SMS, app móvil con GPS—, el control horario biométrico no supera el juicio de necesidad y proporcionalidad que exige el RGPD.

¿Qué hacer con los relojes biométricos heredados? Las empresas con lectores de huella o reconocimiento facial implantados antes de 2024 están obligadas a desinstalarlos y borrar los datos biométricos almacenados. Mantenerlos en 2025-2026 expone a sanción directa por la AEPD —multas de protección de datos, independientes y acumulables a las laborales—.

Las alternativas válidas y consolidadas son: usuario más contraseña, geolocalización GPS, código por SMS, app móvil sin biometría y tarjeta NFC convencional.

Sanciones por incumplimiento: cuánto te cuesta hoy y cuánto te costará en 2026

Régimen vigente (LISOS, hasta que entre la reforma)

El incumplimiento del registro horario está tipificado como infracción grave según el art. 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS, BOE-A-2000-15060). La cuantía, establecida en el art. 40.1.b de la misma norma, oscila entre 751 € y 7.500 €:

Grado mínimo: 751 € – 1.500 €
Grado medio: 1.501 € – 3.750 €
Grado máximo: 3.751 € – 7.500 €

El punto clave —y que el Criterio Técnico 101/2019 de la Inspección de Trabajo dejó zanjado en su apartado 4.1— es que se trata de una sola infracción por empresa o centro de trabajo, no por cada trabajador afectado. El texto literal del criterio dice:

«En cuanto a la sanción, se trata de una única infracción, independientemente del número de trabajadores afectados.»

Esto contrasta con la percepción habitual y con afirmaciones que circulan en webs comerciales del sector según las cuales «la multa se multiplica por cada trabajador». A día de hoy, el criterio operativo de la Inspección es claro: una infracción, una sanción.

Hay, sin embargo, dos matices importantes. El primero: si la empresa tiene varios centros de trabajo y el incumplimiento se constata en cada uno, la Inspección puede levantar acta por cada centro —lo que multiplica el coste sin ser técnicamente «por trabajador»—. El segundo, y mucho más grave económicamente: si la falta de registro oculta horas extras impagadas, la Inspección puede levantar actas de liquidación de cuotas a la Seguridad Social por cada trabajador afectado. Esto sí dispara el coste real muy por encima de los 7.500 € del techo LISOS, y ocurre con el régimen vigente, sin esperar a ninguna reforma.

Atención: la reforma anunciada para 2026 cambia el régimen

El Ministerio de Trabajo, bajo la dirección de Yolanda Díaz, está tramitando una reforma del régimen sancionador del registro horario mediante Real Decreto. Los cambios anunciados son sustanciales:

Según los borradores conocidos, la sanción pasaría a aplicarse por cada trabajador afectado, modificando el criterio actual del CT 101/2019.
Los importes que se barajan llegarían hasta 10.000 € en grado máximo, aunque las cuantías definitivas dependerán del texto que finalmente se publique en el BOE.
El registro digital será obligatorio: papel y Excel manual quedarán explícitamente prohibidos.
La Inspección tendrá acceso remoto a los datos, sin necesidad de visita presencial.

A 30 de mayo de 2026, el Real Decreto sigue en tramitación, pendiente de fecha exacta de entrada en vigor. Pero lo que ya está claro es que cualquier empresa que llegue a 2027 sin un sistema digital trazable y exportable se enfrentará a multas exponenciales por tamaño de plantilla. Para una empresa de 50 empleados, lo que hoy es una sanción máxima de 7.500 € podría convertirse en cifras muy superiores con el nuevo régimen.

Cómo elegir un sistema de control horario para trabajadores

La elección depende del tipo de empresa, pero hay un criterio binario: cumple con la AEPD y con la jurisprudencia del Tribunal Supremo sobre inmodificabilidad, o no.

Modalidad	Adecuada para	Cumple AEPD	Cumple «inmodificable»	Coste tipo
Reloj de huella biométrica	(Ninguna en 2026)	❌	✅	Hardware ≥ 500 € + mantenimiento
Hoja firmada en papel	(Ninguna en 2026)	✅	❌ (manipulable)	Bajo, pero ilegal
Excel manual sin auditoría	(Ninguna en 2026)	✅	❌ (editable sin rastro)	Bajo, pero ilegal
Software web (PC fijo)	Equipos en oficina fija	✅	✅ (si lleva auditoría)	3 – 10 €/empl/mes
App móvil con GPS	Comerciales, técnicos SAT, obra, hostelería, teletrabajo	✅	✅	3 – 7 €/empl/mes
Tarjeta NFC + reloj sin biometría	Producción industrial multi-turno	✅	✅	Hardware + 2 – 5 €/empl/mes

Cualquier sistema que no esté en esta tabla en posición «✅ ✅» tiene los días contados.

App de control horario para trabajadores deslocalizados: qué debe tener

Para empresas con plantilla en campo —comerciales en ruta, técnicos de SAT, instaladores, personal de hostelería, equipos de obra, asistencia sanitaria a domicilio—, una app móvil es la única opción razonable. Los requisitos imprescindibles que debes exigir a tu proveedor:

GPS validable con geofencing por centro de trabajo. No basta con la geolocalización aproximada del navegador: hace falta poder configurar un radio geográfico que valide que el fichaje se hace efectivamente en el lugar correcto.
Sin instalación, si los empleados van a usar su propio móvil personal. Las apps tipo PWA (Progressive Web App) o WebApp evitan que el empleado tenga que descargar nada de Play Store o App Store.
Fichaje alternativo por WhatsApp o Telegram con IA, para el caso —muy común en pyme— de empleados sin smartphone reciente, con móviles compartidos o que se resisten a instalar apps de empresa.
Informes exportables en PDF y CSV. Para la Inspección y para el comité de empresa.
Multi-centro: un único panel para varias delegaciones, oficinas o equipos.
Edición con histórico de cambios —no destructiva—. Esto es lo que exige la jurisprudencia del Tribunal Supremo: las correcciones legítimas quedan versionadas, no se machacan.
Tarifa por empleado, sin permanencia. Las suites cerradas con contrato anual obligatorio ya no son atractivas para pyme: el mercado se ha movido a pago mensual escalable.

Preguntas frecuentes

¿El control horario para trabajadores es obligatorio en 2026?

Sí. Lo es desde mayo de 2019 (RDL 8/2019) sin excepciones por tamaño de empresa, sector o modalidad contractual. En 2026, además, será obligatorio que sea digital y accesible en remoto por la Inspección de Trabajo cuando entre en vigor la reforma anunciada por el Ministerio.

¿Puedo usar Excel para registrar las horas?

No, si el archivo es editable sin auditoría. El Tribunal Supremo exige, en su jurisprudencia, que el registro sea inmodificable. Un Excel manual sin trazabilidad de cambios incumple, incluso si la empresa lo conserva durante 4 años.

¿Es legal el reloj de huella en 2026?

Generalmente no. La Guía de la AEPD del 23 de noviembre de 2023 considera la biometría como dato de categoría especial del art. 9 RGPD y, en el ámbito laboral, no se cumplen las condiciones para levantar su prohibición. Las empresas deben desinstalar los lectores biométricos heredados y borrar los datos biométricos almacenados.

¿Qué pasa si un empleado se niega a fichar con su móvil personal?

La empresa debe ofrecer una alternativa razonable: dispositivo corporativo, tablet compartida en el centro, fichaje vía WhatsApp con número de empresa, código por SMS al teléfono fijo, etc. Forzar el uso del móvil personal sin alternativa puede ser causa de conflicto laboral y, dependiendo del convenio, llegar a la jurisdicción social.

¿Cuántos años hay que conservar el registro?

Cuatro años, según el propio art. 34.9 ET, en concordancia con el plazo de prescripción de infracciones de la LISOS.

¿Quién puede ver el registro horario?

El propio trabajador, la representación legal de los trabajadores —comité de empresa o delegados— y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. La empresa no puede negar el acceso ni al trabajador individual ni a su representación.

¿Cuánto cuesta un sistema de control horario?

Las apps móviles para pyme están entre 3 € y 7 € por empleado y mes, normalmente sin cuota de alta ni permanencia. Las suites HRMS completas —que incluyen vacaciones, ausencias, nóminas y portal del empleado— cuestan más pero integran el control horario como un módulo más.

¿La reforma LISOS de 2026 me afecta si ya cumplo hoy?

Si tu sistema actual es digital, inmodificable y exportable a la Inspección, la reforma no te afecta negativamente —al contrario, te protege frente a competidores incumplidores—. Si todavía estás con Excel manual o papel, la reforma multiplica tu riesgo de sanción por cada trabajador, lo que para una plantilla de 30 o 50 empleados puede ser un coste muy elevado.

Conclusión: tres pasos para llegar a 2027 sin sustos

El control horario para trabajadores en 2026 no es un trámite formal sino un elemento central del cumplimiento laboral, con dos frentes —el laboral (LISOS) y el de protección de datos (AEPD)— y una reforma sancionadora en camino que cambia el cálculo de riesgo para las empresas con plantilla amplia.

Para llegar a 2027 sin sobresaltos, audita tu sistema actual y pregúntate si cumple los dos criterios duros: la inmodificabilidad que exige la jurisprudencia del Tribunal Supremo y la exportabilidad que la Inspección va a empezar a pedir en remoto. Si la respuesta es no a alguno, toca cambiar. Elige una solución compatible con el criterio AEPD —fuera biometría, dentro alternativas razonables como GPS móvil, código SMS o tarjeta NFC—. Y, sobre todo, forma a tu equipo: el sistema técnicamente más perfecto fracasa si los empleados no entienden el «por qué» y lo perciben como una vigilancia gratuita.

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