El registro de jornada es obligatorio en España desde el 12 de mayo de 2019. Han pasado más de 6 años y, sin embargo, la Inspección de Trabajo sigue detectando los mismos errores una y otra vez en pequeñas y medianas empresas. En 2024-2025 se impusieron casi 1.900 sanciones. Muchas de ellas eran perfectamente evitables.
Estos son los 5 errores más comunes que cometen las pymes con el registro de jornada, y lo que debes hacer para no caer en ellos.
Error 1: Usar Excel o papel como sistema de fichaje
Es el error más extendido. Muchas empresas llevan el registro en una hoja de cálculo compartida o en un cuaderno de firmas y creen que con eso cumplen la ley.
El problema: estos sistemas no garantizan la inmutabilidad de los datos. Cualquiera puede modificar una celda de Excel sin dejar rastro. Un inspector puede invalidar toda la documentación por este motivo.
La solución: implementar un sistema digital que registre cada fichaje con marca de tiempo inalterable y que no permita modificaciones retroactivas sin trazabilidad. Desde 2026, la normativa prohíbe explícitamente los métodos manuales.
Error 2: No registrar los descansos y las pausas
Muchas empresas solo registran la entrada y la salida, olvidando que la normativa obliga a registrar también las pausas y los descansos durante la jornada.
El problema: sin el registro de pausas, no es posible calcular correctamente las horas efectivamente trabajadas ni detectar si se están realizando horas extraordinarias no retribuidas.
La solución: usar un sistema que permita al empleado registrar inicio y fin de descansos con la misma facilidad que la entrada y salida.
Error 3: No incluir a los empleados en teletrabajo
Es un error muy frecuente desde la expansión del trabajo en remoto. Muchas empresas asumen que si el empleado trabaja desde casa, el fichaje es menos necesario o más difícil de justificar.
El problema: la normativa no hace ninguna distinción entre empleados presenciales y en teletrabajo. La obligación es exactamente la misma. Y la Inspección ha anunciado que el control del tiempo de trabajo remoto es una prioridad en 2026.
La solución: un sistema 100% web, accesible desde cualquier dispositivo y ubicación, que el empleado pueda usar tanto desde la oficina como desde su casa o desde cualquier otro lugar.
Error 4: No conservar los registros durante 4 años
La ley obliga a conservar los registros de jornada durante un mínimo de 4 años. Muchas empresas eliminan datos pasado el ejercicio o, simplemente, no tienen un sistema que garantice esa conservación.
El problema: si la Inspección solicita registros de años anteriores y no los tienes, es una infracción igual de sancionable que no tenerlos en el momento actual.
La solución: elegir una solución que conserve automáticamente todos los registros en la nube durante el periodo legal y que permita exportarlos cuando sea necesario.
Error 5: Tener el sistema pero no usarlo correctamente
Algunas empresas tienen un sistema de fichaje, pero los empleados no lo usan de forma sistemática: hay días sin registro, entradas sin salida o patrones que un inspector identificaría como irregulares en segundos.
El problema: tener el sistema no es suficiente. Lo importante es que todos los empleados fichen correctamente todos los días. Un registro incompleto puede interpretarse como una manipulación deliberada.
La solución: usar un sistema fácil de usar, con acceso desde el móvil sin instalar nada, y que pueda enviar recordatorios automáticos a los empleados que no han fichado. La integración con WhatsApp y Telegram de FicharConMovil hace que el aviso llegue directamente donde el empleado ya está.
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