Fichaje en asesorías laborales y gestorías: teletrabajo, desplazamientos y picos de campaña sin papeleo (2026)

Marta dirige una asesoría laboral y fiscal en Alicante desde hace dieciséis años. Once personas: cuatro en el departamento laboral, tres en el fiscal-contable, una gestora que se pasa media mañana en la Seguridad Social y en Hacienda, un administrativo a tiempo parcial que solo trabaja por las mañanas y dos personas que teletrabajan tres días a la semana desde que terminó la pandemia y ya no volvieron del todo a la oficina.

Cada enero, cuando arranca la campaña del modelo 190, Marta manda una circular a sus clientes recordándoles que el registro de jornada es obligatorio, que las multas llegan a varios miles de euros y que más vale tener el fichaje al día antes de que la Inspección llame a la puerta. Es su trabajo: ella es la que sabe de esto. El problema apareció el día que su propia gestora le preguntó, con toda la naturalidad del mundo, dónde fichaba ella cuando se pasaba la mañana entre la TGSS y la ventanilla de Hacienda, y cómo se registraba la jornada de los dos compañeros que ese día estaban teletrabajando.

Marta no supo qué contestar. Llevaban el control de horas en una hoja de cálculo que cada uno rellenaba de memoria a final de mes. En este artículo explicamos qué exige la ley sobre el fichaje en asesorías laborales y gestorías, por qué el despacho que asesora sobre el registro de jornada es el que menos se puede permitir incumplirlo, cómo se registra el teletrabajo y los desplazamientos, y cómo FicharConMovil, de Softnet Sistemas SL en Alicante, resuelve el control horario de un despacho profesional sin que nadie tenga que estar delante de un ordenador para fichar.

Qué dice la ley sobre el registro horario en una asesoría o gestoría

Toda asesoría, gestoría o despacho profesional con personal asalariado está obligado a llevar un registro diario de la jornada de cada trabajador, con la hora concreta de inicio y de fin, aunque sean tres empleados y todos de confianza. Lo impone el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, que alcanza a la práctica totalidad de las personas trabajadoras por cuenta ajena, salvo la alta dirección y algunos regímenes especiales. No hay excepción por tamaño del despacho ni porque la plantilla sea administrativa y trabaje sentada.

La obligación es diaria y nominal: no basta con el horario teórico del convenio ni con el cuadrante previsto. Hay que registrar lo que ocurre de verdad cada día, persona a persona. El registro debe conservarse durante cuatro años y permanecer a disposición de las personas trabajadoras, de su representación legal y de la Inspección de Trabajo.

Conviene situar bien la cronología, porque se cuenta al revés muy a menudo: el artículo 34.9 del ET lo introdujo el Real Decreto-ley 8/2019, con efectos desde el 12 de mayo de 2019. Dos días después, la sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea de 14 de mayo de 2019 (asunto C-55/18) reforzó esa línea al obligar a los Estados miembros a imponer a las empresas un sistema objetivo, fiable y accesible de medición de la jornada.

No llevarlo es una infracción grave en materia de relaciones laborales (artículos 7.5 y 40.1.b de la LISOS), con multas de 751 a 7.500 euros. Conviene aclarar el mito recurrente, precisamente el que un buen despacho explica a sus clientes: conforme al Criterio Técnico 101/2019 de la Inspección, la sanción se impone a la empresa y no se multiplica automáticamente por cada trabajador; el número de afectados influye en la graduación del importe, no en el número de multas. Lo desarrollamos en nuestra guía sobre las sanciones por no llevar el registro horario.

Por qué el despacho que asesora sobre el registro es el que menos se puede permitir incumplirlo

En una asesoría laboral, el registro de jornada no es solo una obligación legal: es una cuestión de coherencia profesional y de reputación. El despacho es quien redacta las circulares, quien tramita los expedientes sancionadores de sus clientes y quien se sienta delante del inspector a defender a una empresa. Que sea precisamente él quien no lleve su propio registro al día es el equivalente laboral del zapatero con los zapatos rotos, y en una actuación inspectora se paga caro en credibilidad, no solo en euros.

Hay, además, un motivo puramente práctico. Las asesorías y gestorías conviven con la Inspección de Trabajo por su actividad diaria, así que la probabilidad de que un requerimiento acabe rozando al propio despacho es más alta que en cualquier otro sector. El convenio colectivo aplicable —a menudo el provincial de oficinas y despachos, aunque en algunos subsectores rigen convenios estatales específicos, como los de despachos de abogados, asesores fiscales o consultoría— fija la jornada anual del sector, suele contemplar la tarde del viernes libre y la jornada intensiva de verano, y suele tipificar como falta disciplinaria que la persona trabajadora no fiche. Conviene comprobar el convenio concreto, porque estas materias varían por territorio y subsector. El registro es lo que traduce ese cuadrante teórico en la realidad de cada día.

Por qué la hoja de cálculo falla en una asesoría

• El teletrabajo rompe el modelo de la oficina. Cuando media plantilla ficha desde casa dos o tres días por semana, el fichaje en la puerta o el ordenador de sobremesa dejan de servir: hay que registrar la jornada del que teletrabaja igual que la del que está en la oficina.
• Las gestiones fuera se pierden. La mañana en la Seguridad Social, la cola en Hacienda, la vista en el juzgado de lo social o la firma en la notaría son tiempo de trabajo, pero no dejan rastro en la hoja de cálculo de la oficina.
• Los picos de campaña disparan las horas. Renta, cierres trimestrales de IVA, el modelo 190 de enero y las cuentas anuales concentran jornadas larguísimas que, rellenadas de memoria a fin de mes, nunca cuadran.
• El personal a tiempo parcial arrastra un régimen reforzado. El administrativo que solo hace mañanas es, precisamente, el que más papeleo genera si no hay un sistema que registre su jornada día a día.
• La confianza no es un sistema de registro. «Aquí todos somos de fiar» es cierto y no viene al caso: la ley no exige desconfianza, exige un registro objetivo y fiable, y una hoja que cada uno completa de memoria no lo es.

Qué debe capturar un fichaje útil en un despacho

1. Hora exacta de inicio y fin de cada tramo, con tantas marcas como haga falta: entrada, pausa de comida, salida y cualquier reincorporación de la tarde.
2. Jornada en teletrabajo registrada igual que la presencial, sin invadir la intimidad del domicilio: basta con capturar el horario de inicio y fin, no vigilar la actividad.
3. Registro de los desplazamientos de gestión a la administración, al juzgado o a casa del cliente, como tiempo de trabajo efectivo.
4. Totalización mensual automática por trabajador, lista para adjuntar al recibo de salarios de quien tiene contrato a tiempo parcial.
5. Control del descanso entre jornadas, sobre todo en plena campaña, cuando alguien termina muy tarde y entra a primera hora del día siguiente.
6. Exportación por periodos y persona, para responder a un requerimiento de la Inspección en minutos, no reconstruyendo hojas de cálculo de todo un año.

Teletrabajo y desplazamientos: los dos puntos que más se descuidan

La persona que teletrabaja tiene exactamente la misma obligación de registro que la que está en la oficina. El artículo 34.9 del ET no hace ninguna excepción por el lugar de trabajo, y la Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia, reitera esa obligación de registro horario en su artículo 14. Además, exige que el acuerdo de trabajo a distancia —que ha de formalizarse por escrito antes de empezar a trabajar en remoto— recoja, entre otras cuestiones, el horario de trabajo y las reglas de disponibilidad. El sistema de fichaje debe ser proporcionado y no puede invadir la intimidad del domicilio: registra el horario, no la actividad. Puedes profundizar en el control horario en el teletrabajo, que en las asesorías es hoy la norma y no la excepción.

Los desplazamientos son el otro punto ciego. El tiempo que la gestora dedica a ir a la Seguridad Social, a Hacienda o al juzgado durante su jornada es tiempo de trabajo y debe quedar registrado. Distinto es el trayecto de casa a la oficina, que con carácter general no computa como jornada. La frontera exacta entre uno y otro depende de las circunstancias, y la jurisprudencia social la ha ido perfilando; lo hemos tratado en detalle en qué tiempos se consideran jornada según la jurisprudencia. Lo relevante para el despacho es que esas horas de gestión no pueden evaporarse solo porque quien las hace no estaba en la oficina para fichar.

Cómo FicharConMovil resuelve el control horario en asesorías y gestorías

FicharConMovil convierte el móvil que cada persona ya lleva encima en el sistema de fichaje, de modo que da igual si la jornada empieza en la oficina, en casa o en la cola de Hacienda: el registro es el mismo. No hay que instalar terminales ni obligar a nadie a arrancar el ordenador de la oficina para poder fichar.

Y para quien va camino del juzgado o está en la ventanilla de Hacienda con las manos ocupadas, el fichaje puede hacerse por WhatsApp o Telegram con IA, sin abrir ninguna aplicación adicional. Es la misma fricción cero que buscan los sectores que ya trabajan fuera de un despacho fijo.

Caso real en Alicante

La asesoría de Marta implantó FicharConMovil al empezar el ejercicio. Doce meses después, estas son las cifras:

• 11 personas dadas de alta, incluidas las 2 que teletrabajan tres días por semana y la gestora que pasa media mañana fuera, sin instalar ningún terminal.
• De 4 horas mensuales a 20 minutos de trabajo administrativo para cerrar el control horario del despacho.
• 36 € al mes de coste total, en el tramo de 6 a 50 empleados, sin cuota de alta ni permanencia.
• 1 contrato a tiempo parcial que ahora recibe su resumen mensual de horas junto al recibo de salarios.
• Más de 40 gestiones al mes en la Seguridad Social, Hacienda y juzgados registradas como tiempo de trabajo, en lugar de anotarse de memoria.
• 0 horas «fantasma» en la campaña de Renta: por primera vez, las jornadas largas de abril a junio quedaron documentadas al minuto.

Lo que más valora Marta no es el ahorro de tiempo, sino la tranquilidad de predicar con el ejemplo: cuando manda la circular anual a sus clientes recordándoles el registro de jornada, ya no tiene que mirar para otro lado con el suyo. Si te interesa el detalle económico de implantar un sistema así, tenemos un análisis completo de cuánto cuesta un sistema de fichaje para una pyme.

¿Cuándo tiene sentido implantar FicharConMovil en una asesoría o gestoría?

• Parte de tu plantilla teletrabaja uno o varios días por semana y hoy no queda registro fiable de esa jornada.
• Alguien pasa horas fuera en gestiones ante la administración o en el juzgado y ese tiempo no aparece en ningún sitio.
• Tienes campañas estacionales —Renta, IVA, cuentas anuales— con jornadas largas que se estiman de memoria.
• Tienes contratos a tiempo parcial y no estás entregando el resumen mensual de horas con la nómina.
• Asesoras a tus clientes sobre el registro horario y quieres cumplir exactamente lo mismo que exiges, sin fisuras.
• Alguien dedica varias horas al mes a perseguir hojas de cálculo y a cuadrar horas a final de mes.

Preguntas frecuentes sobre el fichaje en asesorías y gestorías

¿Es obligatorio el registro horario en una asesoría pequeña?

Sí. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores no fija ningún mínimo de plantilla: una asesoría con un solo trabajador por cuenta ajena ya está obligada a llevar el registro diario de jornada. Solo quedan fuera la alta dirección y determinados regímenes especiales.

¿Cómo se registra la jornada de un empleado que teletrabaja?

Con el mismo detalle que si estuviera en la oficina. El artículo 34.9 del ET no distingue por lugar de trabajo y la Ley 10/2021 de trabajo a distancia reitera la obligación de registro horario en su artículo 14: hay que registrar el horario de inicio y fin. El acuerdo de trabajo a distancia, que se formaliza por escrito antes de empezar, debe recoger el horario de trabajo y las reglas de disponibilidad; y el sistema de fichaje no puede invadir la intimidad del domicilio: registra el horario, no la actividad.

¿Cuenta como jornada el tiempo que la gestora pasa en Hacienda o en la Seguridad Social?

El tiempo dedicado a gestiones ante la administración durante la jornada laboral, por encargo y bajo la dirección de la empresa, es tiempo de trabajo efectivo y debe registrarse. Distinto es el trayecto de casa a la oficina, que con carácter general no computa. Cuando hay dudas, la frontera depende de las circunstancias del desplazamiento.

¿Tiene que fichar el titular de la asesoría?

El registro de jornada afecta a las personas trabajadoras por cuenta ajena. El titular que ejerce como autónomo y no tiene contrato de trabajo no ficha por esa vía; el socio o profesional contratado por la sociedad como trabajador, sí. Si figura en nómina como asalariado, entra en el registro como cualquier otro.

¿Cómo se registran las horas de más en la campaña de Renta?

Fichando cada tramo con su hora real. En la plantilla a jornada completa, el exceso sobre la jornada ordinaria son horas extraordinarias, con un tope general de 80 al año, sin contar las que se compensen con descanso dentro de los cuatro meses siguientes (artículos 35.1 y 35.2 del ET). En el contrato a tiempo parcial no caben horas extraordinarias salvo fuerza mayor; el ajuste al alza se articula mediante horas complementarias conforme al artículo 12.5 del ET. En ambos casos, quedan registradas.

¿Qué multa tiene una asesoría que no lleva el registro de jornada?

Es una infracción grave sancionable con multa de 751 a 7.500 euros (artículos 7.5 y 40.1.b de la LISOS). Según el Criterio Técnico 101/2019 de la Inspección, se impone a la empresa y no se multiplica por cada trabajador, aunque el número de afectados puede agravar el importe.

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