¿Buscas una plantilla de registro horario en Excel o PDF para cumplir con la normativa? En este artículo te explicamos qué debe incluir, cómo usarla correctamente y cuándo conviene dar el salto a un software dedicado.
¿Por qué necesitas registrar la jornada laboral?
Desde el 12 de mayo de 2019, el Real Decreto-ley 8/2019 obliga a todas las empresas españolas a llevar un registro diario de la jornada de sus trabajadores. No importa el tamaño de la plantilla: desde una empresa unipersonal con un solo empleado hasta grandes corporaciones, todas deben registrar la hora de entrada y salida de cada persona.
El incumplimiento puede suponer una multa de entre 751 € y 7.500 € por empresa, calificada como infracción grave según el artículo 7.5 de la LISOS.
¿Qué debe incluir la plantilla de registro horario?
La ley no establece un formato concreto, pero el registro debe contener como mínimo:
- Nombre del trabajador y empresa.
- Fecha del día registrado.
- Hora de inicio de jornada (fichaje de entrada).
- Hora de fin de jornada (fichaje de salida).
- Firma del trabajador (o mecanismo equivalente de validación).
Opcionalmente, y es recomendable, incluir también la pausa para el almuerzo o los descansos, ya que facilita el cálculo de las horas ordinarias y extraordinarias.
Descarga la plantilla gratuita (Excel y PDF)
Hemos preparado una plantilla de registro de jornada laboral completamente gratuita, disponible en dos formatos:
- Excel (.xlsx) — con fórmulas para calcular automáticamente las horas diarias y el total mensual. Compatible con Microsoft Excel y LibreOffice.
- PDF (para imprimir) — versión lista para imprimir y rellenar a mano. Incluye espacio para la firma del trabajador y de la empresa.
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Cómo usar la plantilla paso a paso
- Descarga el archivo Excel o PDF desde el enlace de arriba.
- Rellena la cabecera con el nombre de la empresa, el trabajador, el DNI/NIE y el mes correspondiente.
- Registra cada día la hora de entrada, los descansos y la hora de salida. En la versión Excel, el total de horas se calcula automáticamente.
- Al final del mes, imprime la hoja, pide la firma al trabajador y archívala. Debes conservar estos registros durante 4 años.
Durante cuánto tiempo hay que conservar los registros
El RDL 8/2019 establece que los registros horarios deben conservarse durante 4 años y estar accesibles en cualquier momento para los propios trabajadores, sus representantes sindicales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Limitaciones del Excel: cuándo necesitas un software
Una plantilla Excel es válida y económica para empresas con 1-3 trabajadores en un mismo centro. Sin embargo, presenta limitaciones cuando el equipo trabaja de forma deslocalizada:
| Situación | Excel/papel | FicharConMovil |
|---|---|---|
| 1-3 empleados en oficina | ✅ Suficiente | Opcional |
| 4+ empleados | ⚠️ Gestión manual pesada | ✅ Automatizado |
| Empleados en obra, reparto o ruta | ❌ No práctico | ✅ GPS desde el móvil |
| Informe para inspección | ❌ Preparación manual | ✅ Un clic |
FicharConMovil: control horario para equipos con movilidad
Si tu empresa tiene trabajadores en construcción, reparto, limpieza o técnicos SAT, FicharConMovil es la alternativa más práctica:
- Los empleados fichan desde el móvil con GPS, sin instalar ninguna app.
- También pueden fichar por WhatsApp o Telegram — único en España con esta funcionalidad.
- El registro queda guardado automáticamente con marca de tiempo oficial.
- Desde 5 €/empleado/mes, sin cuota de alta ni permanencia.
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Preguntas frecuentes
¿Es válido el Excel para el registro de jornada?
Sí. La ley no exige un sistema informático concreto. Un Excel es válido siempre que registre la hora de entrada y salida de cada trabajador cada día y que la empresa pueda presentarlo ante la Inspección.
¿Afecta el registro horario al teletrabajo?
Sí. El RDL 8/2019 se aplica exactamente igual a los teletrabajadores. El trabajador debe registrar su hora de inicio y fin independientemente de dónde trabaje.
¿Tienes dudas? Contáctanos en info@ficharconmovil.com o llama al +34 965 916 165. Somos Softnet Sistemas SL, 28 años desarrollando software empresarial en Alicante.
