Registrar la jornada es obligatorio en España desde 2019, pero hacerlo bien es otra cosa: un registro incompleto o rellenado de memoria a final de mes tiene poco valor ante una inspección. En esta guía te explicamos, paso a paso, cómo rellenar el registro de jornada laboral correctamente, qué datos no pueden faltar y los errores más habituales que conviene evitar. Al final encontrarás la plantilla gratuita lista para descargar.

¿Es legal registrar la jornada en papel en 2026?

Sí, hoy sigue siendo legal. La obligación de registrar la jornada (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el RD-ley 8/2019) no impone un formato concreto: el registro puede llevarse en papel, en una hoja de cálculo o en un sistema digital, siempre que sea objetivo, fiable y accesible y se conserve durante cuatro años a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo. Ahora bien, un registro reconstruido «de memoria» a final de mes —o cualquier soporte fácilmente manipulable que no garantice la inalterabilidad de los datos— no cumple la exigencia de registro diario y constituye infracción grave (art. 7.5 LISOS).

Esto está a punto de cambiar. La reforma normativa del registro horario que el Gobierno tiene en tramitación apunta a exigir un sistema electrónico inalterable, trazable, interoperable con la Inspección y accesible de forma telemática, dejando atrás el papel y las hojas de cálculo. Según la información publicada hasta la fecha, su aprobación se espera en 2026, pero a día de hoy todavía no está publicada en el BOE (puedes seguir el estado en nuestra guía sobre el registro horario digital obligatorio).

Recomendación: aunque el papel siga siendo válido hoy, pasar a un registro digital te deja preparado para el cambio y reduce el riesgo de sanción, siempre que el sistema garantice la trazabilidad e inalterabilidad de los datos (que toda corrección quede registrada) y su conservación durante cuatro años. Con FicharConMovil tus empleados fichan desde el móvil (o por WhatsApp/Telegram) y el registro queda guardado de forma inalterable y exportable para la Inspección.

Qué exige la ley sobre el registro de jornada

El registro diario de jornada es obligatorio con carácter general desde el 12 de mayo de 2019, conforme al artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo. Afecta a todas las empresas con personas trabajadoras por cuenta ajena, sin mínimo de plantilla: desde un único empleado. El sistema debe ser objetivo, fiable y accesible, según fijó el Tribunal de Justicia de la Unión Europea en su sentencia de 14 de mayo de 2019 (asunto C-55/18, CCOO contra Deutsche Bank).

No llevar el registro es una infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS, sancionada según su graduación con multa de 751 a 7.500 euros (art. 40.1.b LISOS). Es una infracción por empresa o centro: el número de personas afectadas influye en la graduación, pero no se multiplica automáticamente por cada trabajador.

Qué datos debe incluir un registro de jornada correcto

Un registro válido debe permitir reconstruir la jornada real de cada persona, día a día. Como mínimo tiene que recoger:

Identificación del trabajador y de la empresa (nombre y, habitualmente, DNI).
Fecha de cada jornada registrada.
Hora de entrada y hora de salida efectivas.
Pausas y descansos que no computan como tiempo de trabajo (por ejemplo, la comida).
Horas extraordinarias, si las hay, diferenciadas de la jornada ordinaria.
Total de horas del día y del mes.

Cómo rellenar el registro de jornada paso a paso

Tanto si usas una plantilla en papel como en Excel, el procedimiento correcto es el mismo:

Cumplimenta la cabecera con los datos de la empresa, el nombre y DNI del trabajador y el mes al que corresponde el registro.
Anota cada día la hora real de entrada en el momento en que empieza la jornada, no a posteriori.
Registra las pausas (inicio y fin) para que quede claro qué tiempo es efectivo y qué tiempo no computa.
Apunta la hora de salida al terminar, e indica las horas extraordinarias aparte si se han hecho.
Revisa el total diario y mensual. En la plantilla Excel, las horas se calculan automáticamente con fórmulas.
Haz firmar la hoja al trabajador al cierre del mes y conserva una copia.

Errores frecuentes al rellenar el registro

Rellenarlo todo de golpe a final de mes. Resta fiabilidad: un registro creíble se cumplimenta a diario.
Repetir el mismo horario clavado todos los días. Las jornadas idénticas al minuto durante meses levantan sospechas en inspección.
No registrar las pausas. Sin ellas no se puede distinguir el tiempo efectivo del que no computa.
Olvidar el teletrabajo o a los empleados desplazados. La obligación es igual fichen donde fichen.
No conservar el histórico. Hay que guardarlo cuatro años (lo vemos a continuación).

Cuánto tiempo hay que conservar el registro

Los registros deben conservarse durante cuatro años y permanecer a disposición de los trabajadores, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo. Por eso una carpeta de hojas sueltas o un Excel disperso acaba siendo un problema: cuando llega un requerimiento, reunir cuatro años de registros puede llevar días.

Descarga la plantilla de registro de jornada (Excel y PDF)

Hemos preparado una plantilla gratuita de registro de jornada en Excel (con cálculo automático de horas) y en PDF (para imprimir y firmar a mano), conforme al RDL 8/2019. Puedes descargarla, sin registro, desde nuestra página de recursos:

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Cuándo el Excel se queda corto y conviene un software

Una plantilla es perfecta para uno o pocos empleados en una misma oficina. Pero el Excel es editable sin dejar rastro, lo que resta valor probatorio, y no llega a quien trabaja fuera: comerciales en ruta, técnicos, obra, reparto o asistencia domiciliaria. Cuando el equipo crece o se mueve, un software dedicado evita los errores manuales y deja el registro siempre disponible.

Con FicharConMovil de Softnet Sistemas SL, los empleados fichan desde el móvil —e incluso por WhatsApp o Telegram—, el registro queda con sello de tiempo inalterable y exportas el informe para la Inspección en segundos. Y si te preguntas si tendrás que cambiar de sistema pronto, te lo explicamos aquí: fichaje digital obligatorio en 2026: qué exige de verdad la ley.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se rellena el registro de jornada si hay turnos partidos?

Se anotan los dos tramos: hora de entrada y salida de la mañana, y hora de entrada y salida de la tarde. La pausa intermedia queda reflejada como tiempo que no computa. La plantilla Excel incluye columnas para ello.

¿Es válido rellenar el registro de jornada en Excel?

Sí. La ley no exige un sistema concreto, solo que el registro sea fiable, accesible y se conserve cuatro años. Un Excel es válido para uno o pocos empleados; para equipos más grandes o desplazados, un software ofrece más garantías al no ser editable sin rastro.

¿Quién tiene que firmar el registro de jornada?

Lo habitual es que lo firme el trabajador al cierre de cada mes como conformidad con las horas registradas, y que la empresa conserve una copia. La firma no es un requisito legal expreso del art. 34.9 ET, pero refuerza el valor probatorio del registro.

¿Afecta el registro de jornada al teletrabajo?

Sí. El RDL 8/2019 se aplica igual al teletrabajo: la persona debe registrar su hora de entrada y de salida con independencia de dónde trabaje. Con FicharConMovil puede fichar desde cualquier navegador o por WhatsApp.

¿Cuánto tiempo hay que guardar el registro de jornada?

Cuatro años, a disposición de los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo, según el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.