Fichaje para conductores y empresas de transporte: por qué el tacógrafo no sustituye al registro de jornada (2026)

Roberto dirige una empresa de transporte de mercancías con base en un polígono de Alicante: 14 camiones de gran tonelaje para rutas nacionales y 6 furgonetas para reparto y distribución capilar por la provincia. Cuando le llegó la carta de la Inspección de Trabajo anunciando una visita, su primera reacción fue de tranquilidad: «tengo los tacógrafos de toda la flota, descargo las tarjetas cada mes, lo tengo todo». La tranquilidad le duró hasta que el inspector le explicó que el tacógrafo y el registro de jornada son dos obligaciones distintas, y que él solo estaba cumpliendo una.

El problema de Roberto es el de miles de pequeñas y medianas empresas de transporte en España: confunden el tacógrafo —que controla los tiempos de conducción y descanso por seguridad vial— con el registro diario de jornada que el Estatuto de los Trabajadores exige a toda empresa desde 2019. Son cosas diferentes, regidas por normas diferentes, y tener una al día no exime de la otra. Encima, las furgonetas de menos de 3,5 toneladas ni siquiera llevan tacógrafo obligatorio, pero sus conductores sí tienen que fichar.

En este artículo explicamos qué dice exactamente la ley sobre el fichaje de conductores, por qué el tacógrafo no sustituye al registro de jornada, qué debe capturar un sistema de fichaje útil para una flota, y cómo FicharConMovil, de Softnet Sistemas SL en Alicante, permite que cada conductor fiche su jornada completa desde el móvil, esté donde esté, sin papeles ni terminales en la nave.

Qué dice la ley sobre el fichaje de conductores

La respuesta directa es que el tacógrafo no sustituye al registro de jornada: son dos obligaciones legales independientes, con finalidades distintas, y una empresa de transporte tiene que cumplir las dos. El tacógrafo responde a la normativa europea de seguridad vial —el Reglamento (CE) 561/2006, sobre tiempos de conducción y descanso, y el Reglamento (UE) 165/2014, que regula el propio aparato— y solo registra lo que ocurre al volante: conducción, pausas, disponibilidad y «otros trabajos» del conductor sujeto a esas normas.

El registro de jornada, en cambio, nace del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, obligatorio para prácticamente toda la plantilla por cuenta ajena desde el 12 de mayo de 2019, y debe reflejar la jornada completa diaria de cada trabajador: hora de inicio y de fin. Esa obligación se impone en España por el propio artículo 34.9 ET (RDL 8/2019) y se vio respaldada por la sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea en el asunto C-55/18, de 14 de mayo de 2019 (CCOO contra Deutsche Bank), que obligó a los Estados miembros a imponer un sistema objetivo, fiable y accesible de registro de la jornada. El tacógrafo no basta por sí solo para cubrir esta obligación: se centra en la actividad del conductor sujeto a la normativa de seguridad vial y, salvo que el sistema utilizado refleje la jornada efectiva completa, deja sin registrar buena parte del tiempo de trabajo —la carga y descarga, las esperas en el muelle, las gestiones administrativas o el trabajo del personal de almacén y oficina—.

Hay un detalle que sorprende a muchas empresas: el tacógrafo solo es obligatorio, con carácter general, en vehículos de transporte de mercancías de más de 3,5 toneladas (con excepciones previstas en el propio Reglamento 561/2006 y con la extensión a ciertos vehículos ligeros de más de 2,5 toneladas en transporte internacional y cabotaje que introdujo el Paquete de Movilidad de la UE). Las furgonetas ligeras de reparto urbano y distribución capilar nacional quedan, por regla general, fuera de esa exigencia, pero sus conductores son trabajadores por cuenta ajena y, por tanto, sí están obligados a fichar conforme al artículo 34.9 ET. Además, la ordenación del tiempo de trabajo de los trabajadores móviles del transporte por carretera tiene su propia norma sectorial —el Real Decreto 902/2007, que traspone la Directiva 2002/15/CE, coordinado con el régimen de jornadas especiales del Real Decreto 1561/1995—, lo que no elimina la obligación general de registro, sino que se suma a ella.

No llevar correctamente el registro diario de jornada es una infracción grave: la multa va de 751 € a 7.500 € según los artículos 7.5 y 40.1.b de la LISOS. Conviene recordar que, conforme al Criterio Técnico 101/2019 de la Inspección de Trabajo, esa sanción no se multiplica automáticamente por cada trabajador afectado; el número de afectados sirve para graduar el importe dentro del tramo, no para aplicar una multa por cabeza.

Por qué los sistemas tradicionales fallan en una empresa de transporte

El problema de fondo en el transporte es que el trabajador casi nunca está donde está el sistema de fichaje. El camionero arranca de su domicilio o de un punto de carga, la furgoneta empieza su ruta sin pasar por la nave, y el terminal de huella atornillado en la oficina no sirve de nada cuando la plantilla pasa el día en la carretera. Estas son las fricciones más habituales:

• Confiar todo al tacógrafo. Es el error más caro: descargar las tarjetas cada mes da seguridad vial, pero deja sin registrar las horas de carga, espera y gestiones, que es justo lo que mira la Inspección en el registro de jornada.
• Terminal en la nave que nadie pisa. Si el conductor empieza la jornada en el punto de carga o en el primer cliente, fichar en un terminal de la base le obligaría a un desvío absurdo, así que simplemente no se ficha.
• Furgonetas sin tacógrafo y sin registro. Las flotas ligeras de reparto se quedan en tierra de nadie: ni tacógrafo obligatorio ni, muchas veces, ningún registro de jornada, pese a ser plenamente exigible.
• Partes de horas en papel. El conductor anota sus horas en una hoja al final de la semana «a ojo», lo que produce un registro poco fiable que no aguanta una inspección ni sirve como prueba en un conflicto.
• Tiempo de desplazamiento mal computado. El primer y el último trayecto del trabajador sin centro fijo, o el desplazamiento entre puntos durante la jornada, se quedan sin reflejar cuando no hay un sistema que ficha desde cualquier sitio.

Qué debe capturar el fichaje de un conductor

La respuesta directa es que un fichaje útil en transporte tiene que registrar la jornada laboral completa del conductor —no solo su tiempo de conducción— y poder hacerlo desde donde el conductor empieza y termina realmente, sin obligarle a pasar por la base. En la práctica, debe capturar al menos estos seis datos:

1. Inicio y fin de la jornada diaria con sello horario fiable, marcados por el propio conductor en el momento real en que empieza y acaba.
2. Pausas y descansos dentro de la jornada, para distinguir el tiempo de trabajo efectivo del tiempo de libre disposición.
3. Ubicación del fichaje, si se activa el GPS, para acreditar que el conductor estaba en ruta o en el cliente —siempre de forma proporcional y con información previa, conforme al RGPD y al artículo 90 de la LOPDGDD.
4. Identificación del conductor y, si procede, del vehículo o la ruta, para cuadrar el registro de jornada con la operativa de la flota.
5. Histórico exportable por trabajador y por periodo, listo para entregar a la Inspección o aportar como prueba en cuestión de segundos.
6. Conservación durante cuatro años de los registros, el plazo durante el cual la empresa debe poder mostrarlos a requerimiento de la autoridad laboral.

Cómo FicharConMovil resuelve el control horario de una flota

La forma más limpia de cerrar este problema es que el conductor fiche su jornada completa desde el móvil, allí donde empieza y termina, sin volver a la nave y sin terminales que mantener. Eso es exactamente lo que hace FicharConMovil: convierte el teléfono que el conductor ya lleva en el sistema de registro de jornada de toda la flota. Así queda la comparación:

FicharConMovil es, de hecho, el único sistema en España que permite fichar por WhatsApp o Telegram con IA, sin instalar ninguna app, algo decisivo en una flota donde conviven conductores jóvenes y veteranos con muy distinta soltura con el móvil. Y si la empresa quiere acreditar que el fichaje se hizo en ruta, puede activar el fichaje con GPS de forma proporcional y respetuosa con el RGPD.

Caso real: una empresa de transporte de 20 vehículos en Alicante

La empresa de Roberto —14 camiones de gran tonelaje y 6 furgonetas de reparto en la provincia de Alicante, con 24 conductores en plantilla— sustituyó los partes en papel por FicharConMovil después de la visita de la Inspección. Estos fueron sus números en los primeros 90 días:

• 24 conductores fichando su jornada completa desde el móvil, en el punto de salida o en el cliente, sin pasar por la nave.
• Las 6 furgonetas ligeras, que antes no registraban nada, quedaron cubiertas igual que el resto de la flota.
• Se dejaron de perder los partes en papel: el registro pasó a ser digital, fiable y conservado los 4 años que exige la norma.
• Coste mensual: 96 € (24 × 4 €/empleado/mes en el tramo de 6 a 50 empleados), sin coste de alta ni permanencia.
• En la siguiente actuación de la Inspección, la empresa exportó el registro de jornada de cualquier conductor en menos de un minuto, separado y compatible con los datos del tacógrafo.
• La implantación tardó menos de 30 minutos y no hubo que instalar ni mantener ningún terminal en la base.

El cambio de fondo no fue de coste, sino de seguridad jurídica: Roberto descubrió que tener el tacógrafo al día le protegía frente a Tráfico, pero no frente a la autoridad laboral, y que la única forma realista de fichar a una plantilla que vive en la carretera era ponerle el registro en el bolsillo.

¿Cuándo tiene sentido implantar FicharConMovil en transporte?

Conviene revisar el sistema de control horario, y plantearse el cambio, si cumples al menos dos de estas condiciones:

• Tienes furgonetas o vehículos ligeros que no llevan tacógrafo y no registras su jornada de ninguna forma fiable.
• Crees que con descargar las tarjetas del tacógrafo ya cumples toda tu obligación de registro horario.
• Tus conductores empiezan o terminan la jornada fuera de la base —en el punto de carga, en casa o en el cliente—.
• Llevas los partes de horas en papel o en una hoja de cálculo que se completa a posteriori «a ojo».
• Has recibido —o temes recibir— una visita de la Inspección de Trabajo sobre el registro de jornada.
• Parte de tu plantilla, sobre todo los conductores veteranos, no se maneja bien con aplicaciones móviles.

Si te reconoces en varios puntos, lo más rápido es probar un sistema que ficha desde cualquier sitio y deja el registro listo para exportar. Puedes repasar la guía de control horario para empresas en 2026, ver cómo se aplica al reparto y la última milla, o leer cómo fichan los comerciales en ruta y vendedores externos.

Preguntas frecuentes sobre el fichaje de conductores

¿El tacógrafo sustituye al registro de jornada?

No. El tacógrafo controla los tiempos de conducción y descanso por seguridad vial (Reglamento CE 561/2006 y Reglamento UE 165/2014), mientras que el registro de jornada del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores debe reflejar la jornada laboral completa, incluida la carga, las esperas y las gestiones. Son dos obligaciones distintas y una empresa de transporte debe cumplir las dos.

¿Tienen que fichar los conductores de furgonetas de menos de 3,5 toneladas?

Sí. Aunque esos vehículos ligeros no llevan tacógrafo obligatorio con carácter general, sus conductores son trabajadores por cuenta ajena y están sujetos al registro diario de jornada del artículo 34.9 ET desde 2019. De hecho, las flotas de reparto urbano son las que con más frecuencia se quedan sin ningún registro.

¿Cuánto cuesta no llevar el registro de jornada en una empresa de transporte?

No llevar correctamente el registro diario de jornada es una infracción grave, sancionable con multa de 751 € a 7.500 € según los artículos 7.5 y 40.1.b de la LISOS. Según el Criterio Técnico 101/2019 de la Inspección de Trabajo, la sanción no se multiplica automáticamente por cada trabajador: el número de afectados sirve para graduar el importe dentro del tramo.

¿Cómo ficha un conductor que pasa todo el día en la carretera?

Con FicharConMovil, el conductor marca el inicio y el fin de su jornada desde su propio móvil, en el punto de salida o en el cliente, sin tener que volver a la base. El registro queda sellado con la hora y, si la empresa lo activa de forma proporcional, con la ubicación. Quien no se maneja con apps puede fichar por WhatsApp o Telegram con IA.

¿Es legal usar el GPS para acreditar dónde ficha un conductor?

Sí, siempre que se haga de forma proporcional, limitada al control de la jornada y con información previa a la plantilla, conforme al RGPD y al artículo 90 de la LOPDGDD, que regula el uso de sistemas de geolocalización en el ámbito laboral. La geolocalización no puede convertirse en un seguimiento continuo del trabajador; debe ceñirse a registrar el fichaje y respetar el principio de minimización de datos.

¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros de jornada?

Los registros de jornada deben conservarse durante cuatro años y permanecer a disposición de los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo. Un sistema digital como FicharConMovil guarda ese histórico automáticamente y permite exportarlo por trabajador y por periodo en menos de un minuto.

Prueba FicharConMovil 14 días gratis y registra la jornada completa de toda tu flota desde el móvil →