Fichaje digital obligatorio en 2026: qué exige de verdad la ley (y qué sigue en trámite)

En una asesoría laboral del centro de Alicante, Marta atiende cada semana la misma llamada nerviosa: «He leído que el fichaje digital es obligatorio en 2026 y que me pueden multar con 10.000 euros por trabajador. ¿Tengo que cambiar de sistema ya?». La empresaria que llama tiene una pyme de doce empleados, un registro en papel y mucho miedo, alimentado por titulares y por correos comerciales que aseguran que la sanción «se multiplica por cada trabajador» y que el plazo «vence en 20 días».

El problema es que casi nada de eso es exacto. Hay una obligación real de registrar la jornada —y lleva en vigor desde 2019—, pero el famoso «registro horario digital obligatorio» que tantos venden como ley cerrada todavía no está aprobado ni publicado en el BOE a junio de 2026. Mezclar las dos cosas genera decisiones precipitadas y, a veces, contratos firmados por puro pánico.

En este artículo separamos lo que la ley ya exige hoy de lo que aún está en trámite, con las cifras y las referencias verificables, y explicamos cómo FicharConMovil de Softnet Sistemas SL en Alicante te deja preparado para cumplir hoy y para el día en que el registro digital sea obligatorio, sin tener que cambiar de sistema dos veces.

¿Es obligatorio el fichaje digital en 2026?

A junio de 2026, el registro diario de jornada es obligatorio para todas las empresas, pero un registro exclusivamente digital todavía no lo es. Son dos planos distintos que conviene no confundir:

• Lo que ya es obligatorio (desde 2019): con carácter general, toda empresa debe registrar cada día la hora de entrada y de salida de cada persona trabajadora. Lo impone el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, y en vigor desde el 12 de mayo de 2019. La ley no exige que ese registro sea digital: admite cualquier sistema, incluido el papel, siempre que sea fiable.
• Lo que aún está en trámite: el proyecto de Real Decreto que obligaría a que ese registro sea digital, interoperable y accesible en remoto para la Inspección. Ese texto no se ha publicado en el BOE y, como veremos, ha recibido un dictamen desfavorable del Consejo de Estado.

Dicho de otro modo: si tu empresa no lleva ningún registro de jornada, ya estás incumpliendo desde hace años. Pero si lo llevas en papel o en una hoja de cálculo, hoy sigues dentro de la ley —aunque, como explicamos más abajo, eso es cada vez más arriesgado.

Qué exige hoy la ley (lo que ya está en vigor)

El marco vigente nace de una sentencia europea y se concreta en el Estatuto de los Trabajadores y en el régimen sancionador. Estos son los cuatro puntos que cualquier empresa debe tener claros:

• Registro diario de toda la plantilla. El artículo 34.9 del ET obliga a registrar el horario concreto de inicio y fin de la jornada de cada persona trabajadora, incluida la jornada a tiempo parcial y el teletrabajo.
• El sistema debe ser objetivo, fiable y accesible. Lo fijó el Tribunal de Justicia de la Unión Europea en su sentencia de 14 de mayo de 2019 (asunto C-55/18, CCOO contra Deutsche Bank). Un cuadrante rellenado de memoria a final de mes no cumple ese estándar de fiabilidad.
• Conservación durante cuatro años. Los registros deben guardarse cuatro años y estar a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
• Sanciones. No llevar el registro es una infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS (Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social), sancionada según su graduación con multa de 751 a 7.500 euros (artículo 40.1.b de la LISOS). Es una infracción única por empresa o centro de trabajo: el número de personas afectadas influye en la graduación de la cuantía, pero —según el Criterio Técnico 101/2019 de la Inspección— no se multiplica automáticamente por cada trabajador, como a veces se afirma.

Si quieres profundizar en el régimen sancionador, lo desarrollamos en nuestra guía sobre las sanciones de la Inspección de Trabajo por no registrar la jornada.

Qué cambiaría con el nuevo Real Decreto (lo que sigue en trámite)

El proyecto de registro horario digital aún no es ley: a junio de 2026 no está publicado en el BOE. Esta es la cronología según la documentación de tramitación y la información publicada hasta la fecha de este artículo (conviene confirmar siempre el estado actual en el BOE):

• 30 de septiembre de 2025: el Consejo de Ministros aprueba tramitar de forma urgente la norma sobre control horario digital.
• Octubre de 2025: fase de consulta y audiencia pública, con alegaciones de patronal y sindicatos.
• 23 de marzo de 2026: el Consejo de Estado emite un dictamen desfavorable. Según ese dictamen, el impacto inicial se cifra en torno a 867 millones de euros (unos 55,4 euros anuales por trabajador afectado) y se señalan objeciones técnicas y jurídicas.
• Abril de 2026 en adelante: se plantea dar un año de plazo a las pymes y el texto debe modificarse para atender las objeciones. No cuenta todavía con el respaldo de todos los departamentos implicados ni de la Agencia Española de Protección de Datos.

Cuando finalmente se apruebe, los borradores del Ministerio de Trabajo han apuntado de forma consistente a exigencias técnicas concretas: que el registro sea inalterable (toda corrección deja rastro de quién, qué y cuándo), trazable, conservado cuatro años y con acceso remoto para la Inspección. La biometría (huella o reconocimiento facial) como método general de fichaje seguirá muy restringida: la Guía de la Agencia Española de Protección de Datos de noviembre de 2023 la considera categoría especial de datos (artículo 9 del RGPD) y exige una justificación estricta de necesidad y proporcionalidad.

Conviene además no mezclar este debate con el de la jornada de 37,5 horas: esa reducción fue rechazada en el Congreso el 10 de septiembre de 2025 mediante una enmienda a la totalidad, de modo que la jornada máxima legal sigue siendo de 40 horas semanales de promedio anual. Son dos reformas independientes. Puedes ver el detalle de lo que sí está vigente en nuestro post sobre horario de trabajadores, jornada, descansos y registro legal.

Por qué el papel y el Excel ya no te protegen

Aunque hoy sean legales, los métodos tradicionales fallan justo en lo que la ley valora —la fiabilidad— y te dejan expuesto:

• Son modificables. Una hoja de cálculo se puede editar sin dejar rastro; para la Inspección, eso resta valor probatorio frente a un registro con sello de tiempo.
• No llegan a los equipos en movilidad. Comerciales, técnicos, personal de obra o de asistencia domiciliaria no fichan en una oficina con reloj.
• El cálculo de horas es manual. Pausas, horas extra y descansos se recalculan a mano, fuente habitual de errores y de reclamaciones.
• La exportación es un suplicio. Ante un requerimiento, reunir cuatro años de partes en papel puede llevar días.
• No están preparados para el futuro digital. Cuando el nuevo Real Decreto entre en vigor, quien siga en papel tendrá que migrar con prisas.

Qué debe capturar un registro de jornada que cumpla

Un sistema solvente —y a prueba del registro digital que viene— debería recoger, como mínimo, estos seis datos:

1. Identificación del trabajador de forma inequívoca, sin biometría intrusiva.
2. Hora exacta de inicio y fin de cada jornada, con sello de tiempo del servidor.
3. Pausas y descansos diferenciados del tiempo efectivo de trabajo.
4. Centro de trabajo o ubicación cuando la actividad es móvil o multicentro.
5. Trazabilidad de las correcciones: quién modificó un fichaje, cuándo y por qué.
6. Exportación inmediata en un formato que la Inspección pueda leer (PDF y hoja de cálculo).

Cómo FicharConMovil te prepara para hoy y para mañana

FicharConMovil cubre el registro que ya es obligatorio y, a la vez, incorpora las características que el futuro Real Decreto va a exigir, para que no tengas que cambiar de sistema dos veces:

Esa última fila es nuestro diferencial: el empleado puede fichar enviando un mensaje por WhatsApp o Telegram con inteligencia artificial, sin necesidad de instalar otra app más ni de tener un perfil técnico.

Caso real en Alicante

Una empresa de servicios de la provincia de Alicante, con 18 empleados repartidos entre oficina y trabajo en cliente, llevaba el registro en una hoja de cálculo compartida. Tras digitalizar con FicharConMovil, estos fueron los resultados a los 90 días:

• 18 empleados fichando desde el móvil, 7 de ellos por WhatsApp.
• Unas 5 horas al mes de trabajo administrativo eliminadas en el recuento manual de jornadas.
• 4 años de histórico disponibles al instante, frente a las carpetas anteriores.
• Coste de 5 euros por empleado y mes, sin cuota de alta ni permanencia.
• 0 incidencias ante un requerimiento de información laboral, resuelto exportando el informe en minutos.

¿Cuándo conviene digitalizar el registro ya?

No hace falta esperar al BOE. Tiene sentido dar el paso ahora si te identificas con cinco o más de estas situaciones:

• Sigues registrando la jornada en papel o en Excel editable.
• Tienes personal que trabaja fuera de la oficina (obra, ruta, domicilios, multicentro).
• Te preocupa una inspección y no sabrías exportar cuatro años de registros con rapidez.
• Pierdes tiempo cada mes recalculando horas, pausas y extras a mano.
• Quieres llegar preparado al registro digital sin migrar dos veces.
• Tienes empleados con poca soltura con aplicaciones móviles.

Preguntas frecuentes sobre el fichaje digital obligatorio en 2026

¿Es obligatorio el fichaje digital en 2026?

No todavía. Lo obligatorio desde 2019 es registrar la jornada diaria (artículo 34.9 del ET), pero no que el registro sea digital. El Real Decreto que obligaría al registro digital no está publicado en el BOE a junio de 2026 y recibió un dictamen desfavorable del Consejo de Estado el 23 de marzo de 2026.

¿Cuánto es la multa por no registrar la jornada?

Es una infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS, con multa de 751 a 7.500 euros por empresa o centro de trabajo. El número de afectados influye en la graduación, pero no multiplica automáticamente la sanción por cada trabajador.

¿Vale seguir fichando en papel o en Excel?

Hoy sigue siendo legal mientras el registro sea fiable y se conserve cuatro años, pero es arriesgado: una hoja editable resta valor probatorio ante la Inspección y tendrás que migrar cuando el registro digital sea obligatorio.

¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros de jornada?

Cuatro años, a disposición de los trabajadores, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

¿La jornada de 37,5 horas ya está en vigor?

No. La reducción a 37,5 horas fue rechazada en el Congreso en septiembre de 2025. La jornada máxima legal sigue siendo de 40 horas semanales de promedio en cómputo anual.

¿Se puede fichar por WhatsApp y que sea legal?

Sí. Lo que exige la ley es que el registro sea fiable, conservable y accesible, no que se use una app concreta. FicharConMovil permite fichar por WhatsApp o Telegram dejando un registro con sello de tiempo igual de válido que el de la app.

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