Fichaje en estudios de arquitectura: horas por proyecto, visitas a obra y colaboradores externos (2026)

Javier lleva un estudio de arquitectura en Alicante con nueve personas: tres arquitectos, dos arquitectos técnicos, dos delineantes, una persona en administración y un modelador BIM a media jornada. Un martes cualquiera, a las diez de la mañana, en el estudio no hay casi nadie: uno está en la visita de obra de un chalet en San Juan, otra en el ayuntamiento persiguiendo una licencia que lleva cuatro meses parada, un tercero en el colegio profesional y el aparejador en la última certificación de una promoción de Elche.

Cuando su asesoría le pidió el registro de jornada del año anterior, Javier respondió con lo que tenía: la hoja de imputación de horas por proyecto. Ahí estaba todo, pensó, y con un detalle envidiable: cuántas horas había costado el proyecto básico del chalet, cuántas la dirección de obra de Elche, cuántas el concurso que perdieron en marzo. Su asesor lo miró y le dijo la frase que ningún estudio quiere oír: eso no es un registro de jornada.

Y tenía razón. En este artículo explicamos qué exige la ley sobre el fichaje en un estudio de arquitectura, por qué las horas imputadas al proyecto no cumplen el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores por muy detalladas que sean, quién ficha y quién no cuando hay socios y colaboradores externos, y cómo FicharConMovil, de Softnet Sistemas SL en Alicante, resuelve el control horario de un equipo que se pasa media semana entre obras, ayuntamientos y colegios profesionales.

Qué dice la ley sobre el registro horario en un estudio de arquitectura

Todo estudio de arquitectura, ingeniería u oficina técnica con personal asalariado está obligado a llevar un registro diario de la jornada de cada trabajador, con la hora concreta de inicio y de fin, aunque el equipo sea de cinco personas y todas tituladas. Lo impone el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, que alcanza a la práctica totalidad de las personas trabajadoras por cuenta ajena, salvo la alta dirección y algunos regímenes especiales. No hay excepción por tamaño del estudio, ni por el carácter técnico o creativo del trabajo, ni porque cada persona organice su día con autonomía.

La obligación es diaria y nominal: no basta con el horario teórico del convenio ni con la jornada anual pactada. Hay que registrar lo que ocurre de verdad cada día, persona a persona. El registro debe conservarse durante cuatro años y permanecer a disposición de las personas trabajadoras, de su representación legal y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Conviene situar bien la cronología, porque casi siempre se cuenta al revés: el artículo 34.9 del ET lo introdujo el Real Decreto-ley 8/2019, con efectos desde el 12 de mayo de 2019. Dos días después, la sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea de 14 de mayo de 2019 (asunto C-55/18) reforzó esa línea al obligar a los Estados miembros a imponer a las empresas un sistema objetivo, fiable y accesible de medición de la jornada.

No llevarlo es una infracción grave en materia de relaciones laborales (artículos 7.5 y 40.1.b de la LISOS), con multas de 751 a 7.500 euros. Y conviene desmontar el mito de siempre: conforme al Criterio Técnico 101/2019 de la Inspección, la sanción se impone a la empresa y no se multiplica automáticamente por cada trabajador; el número de afectados influye en la graduación del importe, no en el número de multas. Lo desarrollamos en nuestra guía sobre las sanciones por no llevar el registro horario.

Por qué las horas imputadas al proyecto no son el registro de jornada

El parte de horas por proyecto y el registro de jornada miden cosas distintas, persiguen finalidades distintas y no se sustituyen entre sí: tener uno impecable no cubre la ausencia del otro. Es el error más extendido en el sector, y además el más comprensible, porque el estudio que imputa horas al encargo suele ser el que mejor organizado está.

La diferencia es sencilla de ver. La imputación por proyecto responde a cuánto ha costado un encargo: sirve para calcular honorarios, medir la rentabilidad del proyecto básico frente al de ejecución y decidir si merece la pena volver a presentarse a un concurso. Es una herramienta de gestión y suele anotarse en bloques —«cuatro horas al proyecto del chalet»—, a menudo a posteriori y en cifras redondas. El registro de jornada responde a otra pregunta completamente distinta: a qué hora empezó y a qué hora terminó de trabajar cada persona ese día concreto. Eso es lo que exige el artículo 34.9 del ET, y una suma de dedicaciones por encargo no lo acredita.

Hay un tercer registro que también genera confusión: el parte de la dirección facultativa. Las visitas de obra documentadas en el libro de órdenes o en los informes de seguimiento acreditan que la dirección se ejerció, y son valiosísimas si un día hay que defender el trabajo técnico. Pero acreditan la visita, no la jornada de quien la hizo. Son documentos con finalidades distintas y ninguno de los dos vale como sustituto del registro laboral.

Quién ficha y quién no en un estudio de arquitectura

Fichan todas las personas contratadas por cuenta ajena: arquitectos, arquitectos técnicos, delineantes, modeladores BIM y personal de administración, con independencia de su titulación o su antigüedad. No fichan los socios del estudio que trabajan como autónomos societarios y no tienen relación laboral con él.

El punto delicado del sector es el colaborador externo. Muchos estudios trabajan con arquitectos o aparejadores que facturan por proyecto, y esa fórmula es perfectamente válida cuando la colaboración es real: el profesional organiza su propio trabajo, aporta sus medios, tiene otros clientes y asume el riesgo de su actividad. El problema aparece cuando la relación tiene, en la práctica, todas las notas del trabajo por cuenta ajena que describe el artículo 1.1 del ET —dependencia, ajenidad, horario marcado por el estudio, medios y licencias del estudio, exclusividad de hecho—, pero se documenta como mercantil. En ese caso, la jurisprudencia social viene calificando la relación como laboral, y es una de las situaciones que la Inspección de Trabajo revisa con más atención en los despachos técnicos.

La consecuencia práctica para el registro es directa: si una relación se acaba reconociendo como laboral, la ausencia de fichaje de esa persona durante todo ese tiempo se convierte en un problema añadido, encima del principal. Ante la duda, conviene revisar la relación con calma antes de que la revise otro.

Por qué el sistema del estudio suele fallar

• Media plantilla está fuera media semana. Visitas de obra, ayuntamiento, colegio profesional y reuniones con la propiedad: el fichaje en el ordenador del estudio deja fuera precisamente las horas más difíciles de reconstruir.
• El parte de proyecto se rellena de memoria. Cuando se anota el viernes lo que se hizo el lunes, la hora exacta de inicio y fin ya no existe: se estima. Y un registro estimado no es objetivo ni fiable.
• Las entregas concentran jornadas larguísimas. El cierre de un concurso o la entrega de un proyecto de ejecución arrastran semanas de horas largas que, sin registro diario, ni se pagan, ni se compensan, ni se pueden probar.
• La jornada anual del convenio no se puede acreditar sin el día a día. Los convenios del sector suelen fijar la jornada en cómputo anual y una jornada intensiva en verano; conviene comprobar el convenio concreto aplicable, porque en este ámbito conviven convenios estatales de ingeniería y oficinas de estudios técnicos con convenios provinciales de oficinas de arquitectura y despachos. Sin registro diario, ese cómputo anual es un número sin respaldo.
• La media jornada arrastra un régimen reforzado. El modelador BIM a tiempo parcial es, con diferencia, el contrato que más papeleo genera si no hay un sistema que registre su jornada día a día.

Qué debe capturar un fichaje útil en una oficina técnica

1. Hora exacta de inicio y fin de cada tramo, con tantas marcas como haga falta: entrada al estudio, salida a obra, regreso, pausa de comida y salida final.
2. Fichaje desde el móvil en la propia obra o en el ayuntamiento, sin volver al estudio a marcar y sin depender de que alguien lo apunte por ti.
3. Ubicación del fichaje cuando sea necesario y proporcionado para acreditar la visita de obra, informando antes a la persona trabajadora y a su representación sobre el sistema, su finalidad y sus derechos (artículo 20.3 del ET y artículo 90 de la LOPDGDD), y sin tratamientos excesivos como el seguimiento continuo de la posición: lo tratamos en detalle en el artículo sobre geofencing y fichaje con GPS conforme al RGPD.
4. Totalización mensual automática por trabajador, lista para adjuntar al recibo de salarios de quien tiene contrato a tiempo parcial.
5. Control del descanso entre jornadas, crítico en semanas de entrega: como regla general deben mediar doce horas entre el fin de una jornada y el inicio de la siguiente, conforme al artículo 34.3 del ET.
6. Exportación por periodos y por persona, para responder a un requerimiento de la Inspección en minutos, no reconstruyendo partes de proyecto de todo un ejercicio.

Las horas de la entrega: el punto que más cuesta en el sector

Las horas trabajadas por encima de la jornada ordinaria máxima son horas extraordinarias (artículo 35.1 del ET), también cuando se hacen para llegar a la entrega de un concurso. Tienen un tope de 80 horas al año para la jornada completa (artículo 35.2 del ET), sin contar las que se compensen con descanso dentro de los cuatro meses siguientes a su realización. En el personal con contrato a tiempo parcial no caben horas extraordinarias salvo fuerza mayor: el margen de ampliación son las horas complementarias, con el régimen del artículo 12.5 del ET.

Esto choca de frente con la costumbre de una parte del sector, donde las semanas previas a una entrega se dan por hechas y no se registran en ningún sitio. El problema es que esa costumbre solo se sostiene mientras nadie reclame. En el momento en que alguien lo hace, la ausencia de registro juega en contra del estudio, no a su favor: sin un registro objetivo y fiable, la versión del trabajador tiene mucho recorrido. Un registro al minuto no obliga a pagar más horas de las que se hacen; obliga a saber cuántas se hacen, que es exactamente lo que permite decidir si se compensan con descanso, se abonan o se redimensiona el equipo antes de la próxima entrega.

Cómo FicharConMovil resuelve el control horario en estudios de arquitectura

FicharConMovil convierte el móvil que cada persona ya lleva encima en el sistema de fichaje, de modo que da igual si la jornada empieza en el estudio, en la obra o en la puerta del ayuntamiento: el registro es el mismo. No hay que instalar terminales en ninguna parte ni obligar a nadie a pasar por el estudio para marcar.

Y para el arquitecto técnico que está en mitad de una certificación con el casco puesto y las manos ocupadas, el fichaje puede hacerse por WhatsApp o Telegram con IA, sin abrir ninguna aplicación adicional. Es la misma lógica que aplicamos al control horario en empresas de construcción, con la diferencia de que aquí el equipo va y viene entre la obra y el estudio varias veces al día.

Caso real en Alicante

El estudio de Javier implantó FicharConMovil al comenzar el ejercicio. Doce meses después, estas son las cifras:

• 9 personas dadas de alta, incluidos los 4 que están fuera más de la mitad de la semana entre obras y administraciones, sin instalar ningún terminal.
• De 5 horas mensuales a 25 minutos de trabajo administrativo para cerrar el control horario del estudio.
• 36 € al mes de coste total, en el tramo de 6 a 50 empleados, sin cuota de alta ni permanencia.
• 1 contrato a tiempo parcial —el modelador BIM— que ahora recibe su resumen mensual de horas junto al recibo de salarios.
• Más de 60 visitas de obra al mes registradas con su hora exacta, en lugar de anotarse como dedicación redonda al proyecto.
• 73 horas extraordinarias detectadas en las dos entregas del ejercicio: por primera vez se vieron a tiempo y se compensaron con descanso dentro de los cuatro meses siguientes.

Lo que más le sorprendió a Javier no fue el ahorro administrativo, sino descubrir que llevaba años sin saber cuánto trabajaba realmente su equipo en las entregas. El parte de proyecto le decía cuánto costaba cada encargo; el registro le dijo, por fin, a qué precio. Si te interesa el detalle económico de implantar un sistema así, tenemos un análisis completo de cuánto cuesta un sistema de fichaje para una pyme.

¿Cuándo tiene sentido implantar FicharConMovil en un estudio de arquitectura?

• Tu equipo pasa buena parte de la semana fuera del estudio, entre visitas de obra, ayuntamientos y colegios profesionales.
• Llevas imputación de horas por proyecto y das por hecho que eso ya cumple con el registro de jornada.
• Las semanas de entrega o de concurso concentran jornadas largas que hoy no se registran en ningún sitio.
• Tienes contratos a tiempo parcial —modeladores, delineantes, administración— sin resumen mensual de horas.
• Trabajas con colaboradores externos y quieres tener perfectamente ordenado quién es plantilla y quién no.
• Quieres poder responder a un requerimiento de la Inspección el mismo día, sin reconstruir un ejercicio entero.

Preguntas frecuentes sobre el fichaje en estudios de arquitectura

¿Es obligatorio el registro de jornada en un estudio de arquitectura pequeño?

Sí. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores no establece ningún mínimo de plantilla: un estudio con una sola persona contratada está igual de obligado que uno con cincuenta. Solo quedan fuera la alta dirección y algunos regímenes especiales.

¿Vale la hoja de imputación de horas por proyecto como registro de jornada?

No. La imputación por encargo mide la dedicación a un proyecto y sirve para calcular honorarios y rentabilidad, pero no acredita la hora concreta de inicio y fin de la jornada de cada persona cada día, que es lo que exige la ley. Son dos registros compatibles y complementarios, no intercambiables.

¿Tiene que fichar el socio del estudio?

No, si es socio y trabaja como autónomo societario sin relación laboral con el estudio. Sí fichan los arquitectos, arquitectos técnicos, delineantes y personal de administración contratados por cuenta ajena, con independencia de su titulación o categoría.

¿Cómo se registra la jornada en una visita de obra?

Con el móvil, en el propio momento y en el propio lugar. FicharConMovil permite marcar la entrada y la salida desde la obra sin volver al estudio, y puede asociar el fichaje a la ubicación cuando sea necesario y proporcionado para acreditar la visita, informando previamente a la persona trabajadora sobre el sistema, su finalidad y sus derechos (artículo 20.3 del ET y artículo 90 de la LOPDGDD) y sin recurrir a tratamientos excesivos como el seguimiento continuo de su posición.

¿Las horas de una entrega o un concurso son horas extraordinarias?

Las que superan la jornada ordinaria máxima lo son, conforme al artículo 35.1 del ET, con un tope de 80 horas anuales en jornada completa (artículo 35.2), sin contar las compensadas con descanso en los cuatro meses siguientes. Registrarlas no obliga a hacer más de las que ya se hacen: obliga a saber cuántas son para poder abonarlas o compensarlas.

¿Qué pasa si un colaborador externo resulta ser un falso autónomo?

Si la relación reúne en la práctica las notas de laboralidad del artículo 1.1 del ET —dependencia, ajenidad, horario y medios del estudio—, la jurisprudencia social viene calificándola como laboral, con las consecuencias de encuadramiento y cotización que ello conlleva. A efectos de registro, además, esa persona debería haber fichado desde el primer día.

¿Cuánto cuesta implantar el fichaje en un estudio de nueve personas?

En el tramo de 6 a 50 empleados son 4 € por usuario y mes, es decir, 36 € al mes para un estudio de nueve personas, sin cuota de alta y sin permanencia. No hay que comprar ni instalar ningún terminal, porque el fichaje se hace desde el móvil de cada persona.

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