Fichaje de educadores sociales: pisos de menores, noches en el recurso y programas de calle sin papeleo (2026)

Viernes a las diez de la noche en un piso de protección de menores en Alicante. La educadora del turno de tarde lleva veinte minutos contándole a su compañera de noche cómo ha ido el día: una visita familiar que se torció, un chaval que no ha vuelto del instituto a su hora, la medicación de otro. Mientras tanto, un compañero del programa de calle sigue en un parque de San Vicente con dos adolescentes, y la coordinadora ha pasado la tarde en urgencias acompañando a una menor del segundo piso. Ninguno de los tres está donde dice el cuadrante.

La entidad tiene todo eso documentado con detalle: el libro de incidencias del recurso, el parte de relevo, los informes de seguimiento de cada menor y la memoria del programa que justifica la subvención. Lo que no tiene es la hora a la que empezó y terminó de trabajar cada educador cada día. Y ese dato le hace falta en tres momentos: cuando alguien reclama las horas de los relevos que se alargan, cuando la administración que financia el programa pide acreditar la dedicación del personal, y cuando llega un requerimiento de la Inspección de Trabajo preguntando por el registro de jornada de toda la plantilla.

En este artículo explicamos qué exige la ley sobre el fichaje de educadores sociales y del resto del personal de las entidades de intervención social, por qué el libro de incidencias y el parte de relevo no cumplen el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, cómo se computan las noches en el recurso, los relevos y los acompañamientos fuera del centro, y cómo FicharConMovil, de Softnet Sistemas SL en Alicante, resuelve el control horario de un equipo repartido entre pisos, centros y calle.

Qué dice la ley sobre el registro de jornada de los educadores sociales

Toda entidad que contrate a educadores sociales, integradores, técnicos de intervención, monitores de recursos residenciales o personal de apoyo está obligada a llevar un registro diario de la jornada de cada persona trabajadora, con la hora concreta de inicio y de fin, aunque sea una asociación o una fundación sin ánimo de lucro y aunque el trabajo se haga en pisos, en la calle o en domicilios. Lo impone el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, que se aplica con carácter general a las personas trabajadoras por cuenta ajena incluidas en su ámbito: quedan fuera la alta dirección y quienes no están sujetos al ET, y en determinadas relaciones especiales y sectores con jornadas especiales existen particularidades sobre cómo se articula el registro. No hay excepción por el tamaño de la entidad ni por su naturaleza no lucrativa.

La obligación es diaria y nominal. El registro debe conservarse durante cuatro años y permanecer a disposición de las personas trabajadoras, de su representación legal y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Tampoco lo sustituye la jornada en cómputo anual que fija el convenio colectivo estatal de acción e intervención social, que es el marco habitual del sector: ese cómputo marca cuánto se puede trabajar en el año, no acredita lo que se trabajó cada día.

Conviene situar bien la cronología, porque casi siempre se cuenta al revés: el artículo 34.9 del ET lo introdujo el Real Decreto-ley 8/2019, con efectos desde el 12 de mayo de 2019. Dos días después, la sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea de 14 de mayo de 2019 (asunto C-55/18) reforzó esa línea al obligar a los Estados miembros a imponer a las empresas un sistema objetivo, fiable y accesible de medición de la jornada.

No llevarlo es una infracción grave en materia de relaciones laborales (artículos 7.5 y 40.1.b de la LISOS), con multas de 751 a 7.500 euros. Y conviene desmontar el mito de siempre: conforme al Criterio Técnico 101/2019 de la Inspección, la sanción se impone a la empresa y no se multiplica automáticamente por cada trabajador; el número de afectados influye en la graduación del importe, no en el número de multas. Lo desarrollamos en nuestra guía sobre las sanciones por no llevar el registro horario.

Por qué el libro de incidencias y el parte de relevo no son el registro de jornada

El libro de incidencias recoge lo que les pasa a las personas atendidas, el parte de relevo transmite información entre turnos y el cuadrante planifica quién debería estar en cada recurso. Ninguno de los tres acredita a qué hora empezó y terminó de trabajar cada educador. Son documentos de la intervención o de la organización, no de la jornada, y llevarlos al día no cubre la obligación del artículo 34.9 del ET.

El libro de incidencias se escribe cuando pasa algo, no al entrar ni al salir. El parte de relevo se firma en el cambio de turno, pero no dice cuánto se alargó ese relevo ni si la educadora de tarde se quedó una hora más porque un menor no había vuelto. Y el cuadrante es una previsión que en un recurso residencial se rompe casi cada semana: bajas, permutas, dobles turnos para cubrir una ausencia o un acompañamiento imprevisto. Es el mismo problema que explicamos en el artículo sobre por qué el cuadrante de turnos no es el registro de jornada en las residencias.

Hay además un motivo propio del sector para no mezclar documentos: el libro de incidencias y los informes de seguimiento contienen datos muy sensibles de las personas atendidas, a menudo de menores. El registro de jornada no necesita ninguno de esos datos. Tenerlo separado permite enseñárselo a la Inspección o a quien financia el programa sin abrir expedientes que no les corresponde ver.

Noches, relevos y acompañamientos: qué cuenta como tiempo de trabajo

La noche que un educador pasa en el recurso con obligación de atender lo que ocurra es tiempo de trabajo, aunque duerma parte de ella; también lo son los relevos y los acompañamientos fuera del centro encargados por la entidad. El Tribunal de Justicia de la Unión Europea lo estableció para las guardias con presencia física en el lugar de trabajo en las sentencias SIMAP (asunto C-303/98, de 3 de octubre de 2000) y Jaeger (asunto C-151/02, de 9 de septiembre de 2003): si la persona debe permanecer en el lugar que determina el empleador, a su disposición para intervenir, todo ese tiempo computa. Cómo se retribuye y organiza la noche lo concreta el convenio aplicable; lo que no cabe es dejarla fuera del registro.

El trabajo nocturno, el realizado entre las diez de la noche y las seis de la mañana, está definido en el artículo 36.1 del ET, y su retribución específica se determina en la negociación colectiva conforme al artículo 36.2. Entre el final de una jornada y el comienzo de la siguiente deben mediar como mínimo doce horas (artículo 34.3 del ET), sin perjuicio de las excepciones previstas en el Real Decreto 1561/1995 para los cambios de turno, y el descanso semanal mínimo es de día y medio ininterrumpido, acumulable por periodos de hasta catorce días (artículo 37.1 del ET). Un doble turno para cubrir una baja seguido de la noche siguiente es exactamente el tipo de situación que un registro diario detecta a tiempo. Lo desarrollamos en la guía de fichaje en empresas con turnos rotativos.

Los relevos también cuentan. Los veinte minutos de traspaso de información entre el turno de tarde y el de noche no son una cortesía: son trabajo de las dos personas, y conforme al artículo 34.5 del ET el tiempo se computa de modo que al comienzo y al final de la jornada la persona esté en su puesto. Lo mismo vale para los acompañamientos a urgencias, al juzgado, a una visita familiar o a una cita médica, y para el educador de calle que se desplaza entre zonas dentro de su jornada. Lo que no computa, con carácter general, es el trayecto desde casa hasta el centro de trabajo habitual; para quien no tiene centro fijo, la sentencia del TJUE de 10 de septiembre de 2015 (asunto C-266/14, Tyco) considera tiempo de trabajo los desplazamientos entre el domicilio y el primer y el último lugar de trabajo del día.

Las horas que superan la jornada ordinaria son horas extraordinarias, con un tope de 80 al año (artículo 35.2 del ET), sin contar las que se compensen con descanso dentro de los cuatro meses siguientes. En los contratos a tiempo parcial, muy frecuentes en programas de apoyo escolar y de ocio, el registro es reforzado y la jornada debe totalizarse mensualmente; si no se registra, se presume celebrado a jornada completa, salvo prueba en contrario que acredite el carácter parcial de los servicios (artículo 12.4.c del ET). Con carácter general no pueden realizarse horas extraordinarias en el tiempo parcial, salvo por fuerza mayor (artículos 12.4.c y 35.3 del ET); lo que existe son las horas complementarias del artículo 12.5.

Por qué los sistemas tradicionales fallan en la intervención social

• Un terminal en la sede no sirve a quien trabaja en tres pisos y en la calle. La mayor parte de la jornada ocurre lejos de la oficina de la entidad.
• Las hojas de firma del recurso se rellenan a final de mes. Nadie recuerda cuánto se alargó el relevo del día 12 ni a qué hora se volvió de urgencias.
• El cuadrante se toma como si fuera la realidad. Las permutas, los dobles turnos y las sustituciones de última hora no quedan en ninguna parte.
• Las noches quedan en tierra de nadie. Se pagan según convenio, pero sin un registro de entrada y salida no se sabe cuántas horas ha encadenado cada persona.
• La justificación de la financiación se reconstruye a mano. Cuando la administración pide acreditar la dedicación del personal imputado a un programa, se cruzan cuadrantes, nóminas y memorias.

Qué debe capturar un fichaje útil en una entidad de intervención social

1. La hora real de inicio y fin de cada persona, cada día, fiche donde fiche: en el piso, en el centro de día, en la sede o en la calle, para acreditar el registro del artículo 34.9 del ET.
2. El recurso o programa al que se imputa cada tramo, para que la jornada de un educador que trabaja en dos programas quede repartida sin reconstruirla después, y para poder acreditar la dedicación real ante quien financia cada uno.
3. Las noches y los relevos tal como ocurrieron, no como estaban en el cuadrante, con el descanso real entre jornadas visible.
4. Los acompañamientos fuera del centro, registrados como trabajo desde el móvil, sin esperar a volver al recurso.
5. El acumulado de horas extraordinarias y, en tiempo parcial, de horas complementarias, por persona y frente a sus límites.
6. Ningún dato de las personas atendidas: el registro de jornada se limita a la jornada de la plantilla.

Cómo FicharConMovil resuelve el control horario de los educadores sociales

FicharConMovil convierte el móvil que cada educador ya lleva encima en el sistema de fichaje, de modo que la jornada se registra en el piso, en el centro, en la calle o en urgencias, sin terminales en cada recurso y sin hojas de firma. Quien cubre una sustitución en otro piso ficha allí mismo, y el registro queda en el mismo sitio que el del resto de la plantilla.

Situación	Con cuadrante y hojas de firma	Con FicharConMovil
Equipo repartido en pisos y calle	Cada recurso lleva su hoja y se junta a final de mes	Cada persona ficha desde su móvil donde esté trabajando
Relevo que se alarga	El cuadrante dice que el turno acabó a su hora	La salida real queda registrada, minuto a minuto
Doble turno para cubrir una baja	Nadie ve que no ha habido doce horas de descanso	El registro muestra el descanso real entre jornadas
Acompañamiento a urgencias o al juzgado	Se apunta, si se apunta, en el libro de incidencias	Se ficha desde el móvil como tiempo de trabajo
Justificar la dedicación a un programa	Se reconstruye cruzando cuadrantes y nóminas	Horas por persona y programa exportadas en minutos
Requerimiento de la Inspección	Hay que enseñar documentos con datos de menores	Registro de jornada separado, sin datos de personas atendidas

Para quien está en mitad de una intervención y no puede ponerse a abrir aplicaciones, el fichaje puede hacerse por WhatsApp o Telegram con IA. Sobre la ubicación conviene ser preciso: la marca de fichaje confirma dónde se ficha, y ese tratamiento debe ser necesario y proporcionado, con información previa a la persona trabajadora sobre el sistema, su finalidad y sus derechos, conforme al artículo 20.3 del ET y al artículo 90 de la LOPDGDD. No es un seguimiento continuo del educador ni registra nada de las personas a las que atiende. Si parte del equipo trabaja en domicilios, el artículo sobre control horario en asistencia domiciliaria complementa este.

Cómo se ve esto en una entidad de intervención social

Un ejemplo, con nuestras tarifas publicadas y no de una entidad concreta: una fundación con dos pisos de protección de menores, un programa de educación de calle y un servicio de apoyo escolar, con treinta personas entre educadores, integradores, personal de noche, coordinación y administración, varias de ellas a tiempo parcial.

Con FicharConMovil, cada una de esas treinta personas ficha desde su móvil al empezar y al terminar, en el recurso o en la calle, con el programa imputado en cada tramo. La coordinación ve cada mañana quién ha cubierto cada noche, cuánto se alargaron los relevos, los casos en que entre dos jornadas no han mediado doce horas y el acumulado de horas de cada persona. Cuando la administración que financia un programa pide acreditar la dedicación del personal, o la Inspección pide el registro, la respuesta se exporta en minutos y sin abrir ningún expediente.

En el tramo de 6 a 50 empleados la tarifa es de 4 € por usuario y mes, es decir, 120 € al mes para esas treinta personas, sin cuota de alta, sin permanencia y sin comprar terminales para cada piso.

¿Cuándo tiene sentido implantar FicharConMovil en una entidad de intervención social?

• Cuando tu equipo trabaja repartido entre pisos, centros, domicilios y calle, y un terminal en la sede no refleja nada de lo que ocurre.
• Cuando hay turnos de noche en recursos residenciales y necesitas saber cuántas horas encadena cada persona.
• Cuando los relevos, las sustituciones y los acompañamientos imprevistos hacen que el cuadrante no se parezca a la realidad.
• Cuando tienes personal a tiempo parcial y quieres el registro mensual totalizado que exige el artículo 12.4.c del ET.
• Cuando tienes que acreditar la dedicación del personal a programas financiados por administraciones públicas.
• Cuando quieres un registro de jornada que puedas enseñar sin exponer datos de las personas atendidas.

Preguntas frecuentes sobre el fichaje de educadores sociales

¿Tienen que fichar los educadores sociales?

Sí. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a registrar diariamente la hora de inicio y fin de la jornada de cada persona trabajadora por cuenta ajena, sin mínimo de plantilla y sin excepción para asociaciones o fundaciones. Alcanza a educadores, integradores, personal de noche, coordinación y administración, y la obligación es de la entidad que los contrata.

¿Cuenta como tiempo de trabajo la noche en un piso de menores?

Si el educador debe permanecer en el recurso a disposición de la entidad para intervenir, sí: el Tribunal de Justicia de la Unión Europea considera tiempo de trabajo las guardias con presencia física en el lugar de trabajo (asuntos SIMAP, C-303/98, y Jaeger, C-151/02), aunque parte de ellas se pase durmiendo. Cómo se organiza y retribuye esa noche lo concreta el convenio aplicable, pero tiene que figurar en el registro de jornada.

¿Sirve el libro de incidencias como registro de jornada?

No. El libro de incidencias recoge lo que les ocurre a las personas atendidas y el parte de relevo transmite información entre turnos; ninguno registra la hora de inicio y fin de la jornada de cada trabajador. Además contienen datos sensibles que no deben mezclarse con el registro de jornada, que tiene que estar a disposición de la plantilla, de su representación y de la Inspección.

¿Tienen que fichar los voluntarios de una entidad social?

El registro de jornada del artículo 34.9 del ET se refiere a personas trabajadoras por cuenta ajena; el voluntariado, que se presta de forma altruista y sin contraprestación económica, más allá del reembolso de los gastos (artículo 3 de la Ley 45/2015, de Voluntariado), no es una relación laboral. Ahora bien, si una persona llamada «voluntaria» cubre turnos fijos, sigue instrucciones como el resto de la plantilla y recibe una compensación que va más allá del reembolso de gastos, lo que existe es una relación laboral y entonces sí debe registrarse su jornada.

¿Cuánto cuesta el fichaje para una entidad social de 30 trabajadores?

En el tramo de 6 a 50 empleados son 4 € por usuario y mes, es decir, 120 € al mes para treinta personas, sin cuota de alta y sin permanencia. No hay que instalar terminales en cada piso o centro, porque cada persona ficha desde su propio móvil.

Prueba FicharConMovil 14 días gratis y registra la jornada real de tu equipo en cada piso, centro y programa →